Den tekniska standardlösningen för alumnrelationer i Norden har sedan länge varit att erbjuda en portal där alumner kan nätverka och kombinera den med en administrativ back-end där administratörer kan göra urval, skicka e-post och uppdatera alumnernas kontaktuppgifter.
Detta har varit en framgångsrik modell i över femton år, framför allt för att det varit relativt enkelt att hålla alumnernas kontaktuppgifter uppdaterade. Om alumnen loggar in och uppdaterar sin e-postadress kan lärosäten med hjälp av integrationer med adressregister och centrala examensregister se till att ha ständigt uppdaterade kontaktuppgifter. Uppdaterade kontaktuppgifter i sin tur är nyckeln för att framgångsrikt kunna bedriva övrig alumnverksamhet som exempelvis evenemang eller återträffar.
Men vad händer när alumner slutar logga in i portalen? Sättet hur vi använder internet har ändrats mycket de senaste åren och konkurrensen om alumnens tid har markant ökat i och med att användningen av olika sociala medier exploderat. Om alumnen inte loggar in blir det dels svårare att hålla alumnens e-postadress uppdaterad, dels blir det arbete administratören lägger ner på att skapa innehåll i portalen ogjort. Om alumner inte loggar in i portalen i hög utsträckning blir värdet av alumnportalen helt enkelt väldigt litet.
Våren 2015 lanserade Mira Network en kraftigt förenklad tjänst för alumner, anpassad för mobiler och integrerad med LinkedIn. Vårt mål var att erbjuda ett verktyg som inte kräver lika mycket engagemnang och tid av alumnkoordinatorn, men ändå effektivt låter alumnerna uppdatera sina kontaktuppgifter och berätta om vilken relation de vill ha till sitt lärosäte. Istället för en separat portal integrerar man sitt innehåll riktat mot alumnerna på lärosätets webbplats eller i sina sociala medie-kanaler och arbetar strategiskt genom utskick och enkäter att få alumnerna uppdatera sina kontaktuppgifter regelbundet.
Sedan lanseringen våren 2015 den har vi lanserat ytterligare fyra My Alumni Page system. Under samma tidsperiod har vi lanserat tre nya portaler. My Alumni Page har under de senaste åren nästan varit dubbelt så populär som traditionella portallösningar. Innebär det att portalens tid är över och dessa lösningar i sinom tid kommer fasas ut?
Jag tror inte att det nödvändigtvis kommer bli så. Visst kan en alumnlösning utan portal vara tidsbesparande för administratörer och om inte alumner loggar i portalen finns det väldigt lite incitament att behålla den. Men portalen erbjuder en plattform för nätverkande som en My Alumni page-lösning inte kan matcha. En annan fördel med portalen är att den håller erbjudandet till alumnerna exklusivt för de som är portalmedlemmar. Vi har exempel där portalen blivit viktiga delar av alumnerbjudandet och varumärket och där alumner frekvent loggar in för att kunna ta del av detta. Jag tror inte att det finns en enda rätt lösning för arbetet med alumnrelationer. Rätt lösning beror på hur lärosäten väljer att arbeta och hur mycket tid man är beredd att investera i att få en portal attraktivt och levande. Om du har ett starkt erbjudande till dina alumner och i konkurrens med andra sociala nätverk få alumnerna att logga in någorlunda frekvent kan portalen fortfarande vara en bra lösning som erbjuder nätverksmöjligheter och exklusiva erbjudanden till din målgrupp. Om du däremot känner att din tid bättre kan investeras i andra kanaler kanske en lösning utan portal passa bättre.