Ibland får vi frågan om varför lärosäten behöver ett separat CRM-system för att hantera alumner då alla tidigare studenter redan finns i LADOK (eller motsvarande studentregister).
Alla studenter finns i Ladok. Men utan kompletterande system så är det inte möjligt att bedriva en bra alumnverksamhet, då man inte har möjlighet…
- att få en helhetsbild av lärosätets relation till en alumn, och inte möjlighet att notera hur en alumn vill (och inte vill!) engagera sig,
- att notera vilken kommunikation en alumn vill (och inte vill!) ha, som till exempel nyhetsbrev och inbjudningar till evenemang. För frekvent och oriktad kommunikation är både störande för mottagaren (”spam”) och leder till sämre öppningsfrekvens/läsfrekvens.
- att ta fram statistik och nyckeltal för att följa upp och förbättra/utveckla sin alumnverksamhet.
Om alumnverksamheten inte har möjlighet att behandla personuppgifter om andra än de alumner som lämnat sitt samtycke, så är det troligt att fakulteter, institutioner och andra grupper inom lärosätet kommer att göra utdrag direkt ur LADOK. Dvs personuppgifterna kommer ändå att behandlas för dessa ändamål, men då med sämre kontroll över personuppgifterna och en sämre möjlighet att efterleva krav och syften med dataskyddsförordningen.
De flesta lärosäten i Norden arbetar därför med kompletterande system för att stödja sin alumnverksamhet och kunna arbeta strategiskt och metodiskt för att identifiera engagerade alumner och för att stärka relationen.
Dataskyddsförordningen reglerar vilken behandling av personuppgifter som sker, inte vilket tekniskt system (LADOK, CRM-system, Excel, etc) som behandlingen utförs med. Det finns inget generellt förbud mot att föra över personuppgifter mellan olika system, utan det som är avgörande är för vilket ändamål som uppgifterna behandlas.
