Knowledge Base

Welcome to our Knowledge Base. It contains question and answers and how-to:s.

Ps. if you don’t find what you are looking for. Go back to the Knowledge Base start page and try again or just contact Mira Live.

Event Management (10)

Can I as an administrator of the system add participants manually?

Yes, it is possible to add participants manually. Go to the event’s overview and click on the button at the top to the right. See below:

FAQ-Event1

Permalink.

What will happen if I change the language of my event after I have created it?

When you create an event you choose what language you want the event to be in. It is possible to change the language afterwards, but it will not mean that all existing information will be translated automatically. You manually have to change some texts.

Permalink.

Can I add several persons at the same to an event? Or do I have to add them one at a time?

There is actually a way to add several persons at the same time. It requires that the persons are stored in the system. This is how you do it:

  1. Create a query based on the persons that you want to add to the event
  2. Process the query
  3. Choose event
  4. Choose what status you want the participants to have
  5. Add

FAQ-Event2

Permalink.

View category→

Contract Education (2)

What happens when the maximum number of participants is reached for my course?

a) Will our reserve confirmation text be displayed for those who register?
A: The text that is displayed in the field ”Confirmation text – reserves” (that you can find in the field “Confirmation text- reserves” under the field “Registration Form”) will be displayed for those who register when the course has reached its maximum number of participants.

b) Will the standard confirmation e-mail with ”thank you for your registration” still be sent to the reserves?
A: Yes, the standard confirmation e-mail will also be sent to those who register and are reserves.

c) Are these registrations added to the list ”not processed registrations”?
A: Yes, the registrations that are reserves are counted in the number that is shown in the field ”overview”, and they are included when you navigate to the list through the link ”process”.

d) How do you identify the reserves in the list?
A: It is not possible to directly see which registrations that are reserves. But the information is easy to access by notifying the course maximun number of registrants and compare it to the registration date for all participants.

Permalink.

Hur kan uppgifterna om en deltagare skilja sig från uppgifterna i hennes anmälan?

När en person anmäler sig till en kursomgång, skapas en anmälan med de uppgifter som hen anger, kopplad till kursomgången.

 

En ansökan till en kursomgång

En ansökan till en kursomgång

När en administratör behandlar en anmälan så får hen först ta ställning till om detta är en befintlig person i systemet , eller om en ny person ska skapas (dubblettkontroll). Därefter skapas ett “deltagande” dit de flesta uppgifter från ansökan kopieras. På “deltagandet” kan uppgifterna från anmälan ändras och kompletteras med pris, rabatt, intern kommentar, m.m. Personnamn lagras däremot inte på deltagandet, utan i alla listor kommer förnamn och efternamn hämtas från den deltagarens personprofil.

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Deltagandet kopplas dessutom till den organisation som deltagaren representerar. Vid tidpunkten för anmälan, och då kursen pågår, är det oftast samma organisation som hen är kopplad till (deltagarens personprofils kopplade organisation). Om deltagaren byter arbetsgivare efter kursen är slut så kan personprofilen kopplas till en annan organisation, däremot ändras inte vilken organisation hen representerade då hen gick kursen. Det är därmed möjligt att se vilka deltagare vi haft från en viss organisation, oavsett om personen nu är kopplad dit eller ej.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Till deltagandet kopplas även betalande organisation (som kan vara skiljt från vilken organisation deltagaren representerar), och godkännande chef. Den godkännande chefens personprofil kan förstås också vara kopplad till en organisation

Betalande organisation och godkännande chef

Betalande organisation och godkännande chef

I listan över deltagare för en kursomgång så visas uppgifter både från deltagarens personprofil och från själva deltagandet.

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

 

Permalink.

View category→

Mira Live - Customer Service (7)

Can Mira Live help me with restoring lost data?

Yes, we offer help with

  • restoring data,
  • correction of data, and
  • cleaning of data.

Such services are billed by the hour.

Permalink.

Can extended support contracts can be offered on request?

Yes, contact your Account Manager to get more information.

Permalink.

How do I send a request to Mira Live?

Contact our Customer Service Team Mira Live via e-mail, live@mira.se or phone, +46 (0) 8 – 412 84 01. If your request is urgent, always call us.

Need to report a bug?

If you are experiencing an issue that might be a bug. We need the following information to be able to proceed with your errand:

  1. Type of browser
  2. Browser version
  3. Person who the problem appears for
  4. Steps to reproduce the problem: Actual Result, and Expected Result

A bad example:

  1. Internet Explorer
  2. I do not know
  3. Two persons
  4. I can not write a contact note

A good example:

  1. Internet Explorer
  2. Version 11
  3. Miranda Nelson
  4. Steps to reproduce the problem:
    – Go to www.writetheaddresstoyoursystem.se
    – Go to Miranda Nelson’s profile in RM
    – Click the tab ”contact note”
    – Type text in the text box that pops up
    – Klick ”Save”
    – Actual Result: The contact note is not saved and the information disappears.
    – Expected Result: The contact note is saved and the system gives me a confirmation that the contact note is saved.

Permalink.

View category→

Persons (15)

Do the Mira system keep track of changes to stored data?

The system tracks when entities are created, updated or marked for deletion, with timestamp and active user. When relevant, a change log is available in the user interface (e.g. updates to a person profile). All changes to data are tracked at the database level, and can be made available to authorized contact persons at the client on request.

FAQ-track-changes

Permalink.

Kan man söka på personid i RM?

Uppdatering 2016-09-05: Vi har nu en ny version av snabbsök som stödjer sökning på personid. Vi har även en beskrivning av hur  snabbsöken fungerar.

 

Tidigare:

Nej, i dagsläget går det inte att söka på personid i snabbsöken eller listor. Vi har det på listan att göra.

Däremot finns en (mindre snygg, vi vet…) work-around:

  1. Gå till en person, i systemet. Oftast är det snabbast att klicka på en som visas i snabblistan.
  2. I webbläsarens adressrad och ändra siffrorna efter personid= till personid för personen du söker efter, och tryck Enter.
Man kan inte söka på personid i snabbsöken eller listor, däremot finns en wor-around.

Man kan inte söka på personid i snabbsöken eller listor, däremot finns en work-around.

Bonusfråga: är inte detta ett säkerhetshål?
Nej, när man begär att få se en person så kontrollerar systemet att inloggad användare har behörighet att se den personen vars personid anges i webbläsarens adress.

Permalink.

Vad heter personnummer (och samordningsnummer) på engelska?

Skatteverket använder termerna “personal identity number” “co-ordination number” i sin broschyr Population registration in Sweden SKV 717B.

All persons who are registered in Sweden are given a personal identity number. The personal identity number is an identity designation that you retain your whole life. The personal identity number consists of a person’s date of birth, a birth number and a check digit. The only information that can be gleaned from your personal identity number is your date of birth and sex. The sex is specified by the second to last digit, and is odd for males and even for females.

“Social security number” är snarast en amerikansk motsvarighet till personnummer, och inte en bra översättning när man faktiskt menar ett svenskt personnummer.

Om co-ordination number (samordningsnummer)

A co-ordination number is an identification for people who are not or have not been registered in Sweden. The purpose of co-ordination numbers is so that public agencies and other functions in society are able to identify people even if they are not registered in Sweden.

The Swedish Tax Agency allocates co-ordination numbers  upon request. All Government authorities and certain private higher education institutions have the right to request co-ordination numbers.

The co-ordination number is to stay with a person their entire life, and no two identical co-ordination numbers can ever exist. If a person who receives a co-ordination number is later registered, the coordination number is replaced by a personal identity number.

Vissa lärosäten har egna nummer som liknar personnummer. KTH har Temporary registration number (“T-number”):

The personal identity number issued by the Tax Agency should not be confused with the temporary registration number, a 4-digit number following your date of birth containing the letter ‘T’, given to you by KTH when you were admitted. Format of T-number: YYMMDD-TXXX

Stockholms universitet använder P-number och T-number:

Exchange students receives a P-number. An exchange student will have the P-number throughout their stay at Stockholm University (P=Permanent).

International students staying more than one year receives a T-number. An international students will have the T-number temporary (T=Temporary). After arrival students staying for more than one year should immediately go to the Swedish Tax Office to receive a Swedish Identity Number. A Swedish Identity Number entitles you health care and other benefits for the same price as locals.

T-nummer och P-nummer kan bara användas inom respektive lärosäte, och inte utanför lärosätet.

Organisationsnummer heter på engelska “registration number” eller “company registration number”.

Permalink.

View category→

Organizations (7)

Hur kan uppgifterna om en deltagare skilja sig från uppgifterna i hennes anmälan?

När en person anmäler sig till en kursomgång, skapas en anmälan med de uppgifter som hen anger, kopplad till kursomgången.

 

En ansökan till en kursomgång

En ansökan till en kursomgång

När en administratör behandlar en anmälan så får hen först ta ställning till om detta är en befintlig person i systemet , eller om en ny person ska skapas (dubblettkontroll). Därefter skapas ett “deltagande” dit de flesta uppgifter från ansökan kopieras. På “deltagandet” kan uppgifterna från anmälan ändras och kompletteras med pris, rabatt, intern kommentar, m.m. Personnamn lagras däremot inte på deltagandet, utan i alla listor kommer förnamn och efternamn hämtas från den deltagarens personprofil.

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Deltagandet kopplas dessutom till den organisation som deltagaren representerar. Vid tidpunkten för anmälan, och då kursen pågår, är det oftast samma organisation som hen är kopplad till (deltagarens personprofils kopplade organisation). Om deltagaren byter arbetsgivare efter kursen är slut så kan personprofilen kopplas till en annan organisation, däremot ändras inte vilken organisation hen representerade då hen gick kursen. Det är därmed möjligt att se vilka deltagare vi haft från en viss organisation, oavsett om personen nu är kopplad dit eller ej.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Till deltagandet kopplas även betalande organisation (som kan vara skiljt från vilken organisation deltagaren representerar), och godkännande chef. Den godkännande chefens personprofil kan förstås också vara kopplad till en organisation

Betalande organisation och godkännande chef

Betalande organisation och godkännande chef

I listan över deltagare för en kursomgång så visas uppgifter både från deltagarens personprofil och från själva deltagandet.

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

 

Permalink.

Hur fungerar snabbsök?

En viktig funktion i Miras administrationsgränssnitt är möjligheten att snabbt kunna hitta personer och organisationer. Vi har nu förbättrat vår snabbsök för att bättre kunna hitta personer och organisationer och samtidigt förbättra den tekniska prestandan i våra system.

Snabbsöket letar använder följande parametrar för att hitta och ranka personer och organisationer (databasnamn inom parentes):

Person:
–  Förnamn (FirstName)
–  Efternamn (LastName)
–  Identifikationsnummer i systemet (PersonId)
– E-postadress (Email)

Organisation
–  Organisationens namn (OrganizationName)
–  Juridiskt namn (OrganiztionLegalName)

Utifrån dessa kriterier gör systemet en sammantagen rangordning av resultat och listar de tio bästa inom varje kategori. Sökningen sker dynamiskt när administratören skriver och resultat visas i en drop down-meny nedanför sökrutan
FAQ snabbsök

I resultatlistan kan användaren sedan direkt välja ett resultat genom att klicka på det eller använda piltangenterna för att stega upp eller ner i listan och sedan klicka på retur för att välja resultat.

Den nya snabbsöksfunktioner är betydligt snabbare än den tidigare och grupperar ihop sökresultaten på ett mer logiskt och användarvänligt sätt. En sak att tänka på när det gäller snabbsöksfunktionen är att den är designad för att hjälpa en användare som vet vad hen letar efter att snabbt hitta rätt person eller organisation. Snabbsöksfunktionen ger inte en fullständig träffbild på alla matchande resultat i databasen.

Om en användare behöver göra en sökning för att hitta alla matchningar rekommenderar vi att istället använda sig av sökning i organisations- eller personlistorna.

FAQ snabbsök II

 

För att komma till personlistan klickar användaren först på sektionen “Personer” i vänstermenyn och sedan på “Visa alla personer”. För att komma till organisationslistan klickar användaren istället på “Organisationer” i vänstermenyn följt av “Välj alla”.

 

Permalink.

How does quick search work?

An important feature of Mira’s administration interface is the ability to quickly find people and organizations. We have now improved our quick search functionality to better find people and organizations and at the same time improving the technical performance of our systems.

The quick search are using the following parameters to find and rank individuals and organizations (database name in parenthesis) :

Person:

– Name (First Name)

– Surname (Last Name)

– The identification number of the system (PersonId )

– E-mail address (Email)

Organization:

– Name of the organization (OrganizationName)

– Legal name (OrganiztionLegalName )

Based on these criteria the system makes an overall ranking of results and lists the top ten in both the Person and Organization categories. The search is done dynamically while the administrator types and the result is displayed in a drop-down menu below the search box.

FAQ snabbsök

The user can select a result directly in the drop down by clicking on it, or use the arrow keys to scroll up or down in the list, and then select the person or organization.

The new quick search function is much faster than our previous and group together results in a more logical and user-friendly way.  One thing to consider when it comes to quick searching is that it is primarily designed to help a user who knows what he/she is looking for to quickly find the right person or organization. It only shows the top ten results, not all possible matches

If a user needs to do a full search and find all possible matches we recommend searching in the “Person” and “Organization” lists.

FAQ snabbsök II

To navigate to the “Person” list, click on “Persons” in the left menu and then “Show all persons”. To navigate to the “Organization” list, click on “Organizations” in the left menu and then “Show all organizations”

Permalink.

View category→

Hosting (4)

If needed how is data recovered?

Our standard backup-setup supports:

  •  Recovery Time Objective (RTO) of 5 hours
  • And Recovery Point Objective (RPO – maximum tolerable period in which data might be lost from the system) of 25 hours

In case of a disaster and if a decision is taken to restore the database, the database restore will begin within 4 hours regardless of day or time.

If you as a customer have different needs regarding RTO and RPO this can be agreed upon.

Permalink.

How does Mira Network monitor my system?

All systems are monitored 24/7/365. That includes but is not limited to;

  • Application performance
  • Database performance
  • Availability
  • Technical errors
  • Manual inspection of logs to analyze application behaviour, detect intrusion attempts, and other anomalies

We also offer additional system monitoring, such as automatic intrusion detection, on request. Contact us if you would like to know more.

Permalink.

How is my system hosted?

The Mira system consists of the following parts:

My Mira system

Your Mira system is hosted at our hosting partner DGC. The application is hosted on two different servers;

  • one for the application software
  • one for the stored information (database server)

The database used is MS SQL Server 2008 r2 and the application is coded using C# and .Net version 4.5.

DGCs server environment is state of the art and desingned by Coromatic. All servers in a Mira system run on virtual servers in a server cluster and uses a storage area network (SAN) to achieve high performance, load balancing and data redundancy. All servers are also protected by a firewall. The server cluster makes it possible to replace malfunctioning hardware without any downtime. To ensure protection against natural disasters, server site breakdown and other major events DGC runs mirrored sites on two geographically different locations.

The virtual servers allow us to run the system efficiently and cost effective. We monitor the load on all our servers, and have more than adequate server capacity. Performance under normal use and peak use are not an issue. Longer access times are usually caused by a cache that has expired or the system has been restarted, then all cache must be rebuilt and the system will seem slow the first or first few accesses. After startup system and portal load usually does not particularly affect system performance.

If there is a bottle neck on the server application side, we can easily increase server capacity since the application is hosted on virtual servers, and resources can be dynamically allocated.

 

Permalink.

View category→

Queries (10)

How does report generation work?

Some system loads reports directly and some loads reports with a designed delay (currently only works for persons).

If you have a Person menu that looks like this you will download person with delay.

FAQ-AsyncReports1

 

Delayed report generation works in the following way.

Reports are limited to 65000 entries

When you click to generate a reports you will be directed to the page Created reports/Skapade rapporter and from there you can download the report once its generated.

FAQ-AsyncReports2

Permalink.

How do I query for all potential donors in a given step?

To query for persons and/or organization that are potential donors you

  1. Go to the campaign, and then the tab Major Gift Opportunities.
  2. Using the filter, select the step you are interested in. You can add other criteria to the filter, such as target amount, manager and needs, funds, or approaches.
  3. Use the link Make person query get a query for all the persons connected to one or more of the major gift opportunities matching the filter. (Or Make organization query for Organizations)

Note: the filtered list is a list of Major Gift Opportunities. Each Major Gift Opportunity can be connected to one or more persons and or organizations. That means that if your filtered list shows ten rows, that does not mean that you necessarily will get ten persons or ten organizations in the query.

To make more advanced queries, download the list of major gift opportunities to Excel, and then use Excel to filter the major gift opportunities you are interested in.

Permalink.

Hur kan ett urval som [ inkluderar personer som har adress ifylld ] ha ge annat resultat än ett urval som [ exkluderar personer som har Gatuadress är inte angett ]?

Orsaken till att de två urvalen ger olika antal personer är att systemet skiljer på “personer som helt saknar adress” och “personer som har en adress, men där gatunamn är tomt”.

Det är lite förvirrande och vi kommer ta bort möjligheten att söka på adress är inte ifylld. Istället för att göra urval som inkluderar personer som har Gatuadress är inte angett, får man göra ett urval som exkluderar personer där gatuadress är ifylld.

Istället för
faq-query-unions-1

använd
faq-query-unions-2

Då görs ingen skillnad på om personen har en adress som är tom eller om personen helt saknar adress.

 

En lite djupare förklaring av hur systemet fungerar:

Av 100 personer (A), kan
80 ha en adress (B), och av dem kan
75 ha en ifylld adress (C).

Ett urval av personer som har adress ifylld ger 75 personer. Delmängd C.
Ett urval av personer som har en adress som inte är ifylld ger 80-75=5 personer. Delmängd B – C.
Ett urval som exkluderar personer som har en adress som inte är ifylld ger 100-(80-75)=95 personer. Delmängd A – ( B – C ).

faq-query-unions-3

Permalink.

View category→

Contact Notes (1)

Can I e-mail the system to create a contact note?

Yes, via the functionality ”integration with external e-mail system” this is possible. Read our FAQ-article about this!

Permalink.

View category→

Tasks (1)

Is it possible to put a person as responsible for a task?

Yes, when you create a task, just choose a person stored in the system, and they will become responsible for the task. The task will appear on the responsible persons dash board.
All given that the responsible person is stored in the system.

Permalink.

View category→

Contact Information (10)

What will happen if I do not enter a correct e-mail address?

Email addresses requires that you enter a correct email address, otherwise it can not be stored.

Permalink.

How do I obtain information about persons who have contactable contact information?

It is possible to create dynamic queries to obtain key data on the number of contactable persons. For example:

  • persons with primary postal address with street name filled in and is not marked as undeliverable.
  • persons with primary e-mail address filled in and is not marked as undeliverable.

Permalink.

I am trying to send an e-mail from the system to a person. The e-mail bounces when I send it from the system, but not when I send it from my own outlook. Why is this?

When the e-mail i sent from the Mira-system, it is sent to a mail server. You can say that it ”leaves the system’s hands”. Thereafter it is sent from the mail server to the receiver. So the problem is actually not within the Mira-system.

Possible reason:
It may be that person’s e-mail spam qualifies the e-mail from the system. When you send the e-mail from your own e-mail address, the person’s e-mail address does not spam qualify the e-mail.

If you have Mira’s latest version for e-mail campaigns, you can follow up this e-mail return via the ”E-mail” -> ”Mail Returns”.

Permalink.

View category→

E-mail Campaigns (10)

When I paste text in the text editor, the text is displayed in different styles, fonts and font sizes. Why does this happen?

When you paste text directly into the editor, formatted text is not excluded, and therefore, the result is different styles, fonts and font sizes. Use the buttons ”Paste Plain Text” or ”Paste from Word”, then the formatting will be removed and the result will look just the way it should.

Permalink.

The system tells me that the size of my attached file in the mailing is too large. Why?

The file that is attached in the mailing is taken times the number of recipients. This is why it becomes too large. Here is a tip to make it work:

Makes a link to the document in the mailing

  1. Upload a document in the Mira system (see Figure 1)
  2. Make a link in the mailing to the document (see Figure 2)

FAQ-MES1

FAQ-MES2

Permalink.

How to send an e-mail campaign and manage bounces and auto-replies

Are you feeling unsure how to send an e-mail campaign? Follow these 8 steps and your e-mail will soon be on its way.

1. Create a query with the intended recipients.
You can use a saved query or make a new query and supply criteria, e.g. all alumni in the Stockholm area who attended the last career event (persons with person category ”alumni” who have a postal code between 10000 and 19999, AND attended the career event)

FAQ-MES3

 

2. From Process query, select “Send e-mail”.

3. Select a template and compose your e-mail.
Eg invitation to an event. (Use a link to the event application page from an event that you have set up).
To test the ”e-mail campaign”, send a test e-mail to yourself. If you use merge fields such as ###Firstname###, you can select for which recipient you want to merge with for the test send out.

FAQ-MES4

 

4. Send the e-mail.

5. Verify how many of the recipients actually received the e-mail
In the left navigation, go to E-mail -> Campaign history. The average open rate for unsegmented e-mail campaigns are about 25% (Apsis). According to MailChips statistics for the industry ”Education and training”, the open rate is 36.1% and click rate 3.4%. For Mira clients, the open-rate varies between 30% and 40%, and the click-rate normally varies between 5% – 10%.

FAQ-MES5

6. View contact notes for individual recipients.
Eg. was “Miranda Nelson” part of the e-mail campaign? Was the e-mail delivered? Has she clicked on any of the links in the e-mail? You can find this information via the contact notes on Miranda Nelson’s profile in RM.

7. Process bounces and auto replies.
For large camping there are inevitably e-mail addresses that will bounce. (For Mira clients, the hard bouce rate is usually between 0,5% and 2,5%.) The Mira system automatically process bounced e-mails and, if it is a type of bounce that indicated that the mailbox no longer exist, the e-mail address is marked as undeliverable. For auto replies, and other bounces the system cannot know for certain that the address is really undeliverable, you can review the auto reply and manually decide weather to mark the e-mail address as undeliverable.

8. Then, make sure to get updated contact information.
You can review the persons with e-mail addresses marked as undeliverable and set their alternative e-mail address to primary, if they have one. Or, if you have do a postal mailing to the people with e-mail addresses that are undeliverable.

FAQ-MES6

 

 

 

Permalink.

View category→

Security (7)

Why do links go through go.mnsvc.com?

Links in emails are automatically transformed to the form http://go.mnsvc.com/track/click/… This means that all clicks are routed through our servers, and we are able to track clicks on links and show statistics. This is how all major newsletter and e-mail services works.

Permalink.

Can we use our own SSL certificate?

For most clients we manage the certificate for SSL-encryption. Mira will then monitor expiration dates and initiate renewals. For certificates for client domains, a client person responsible for the domain still needs to validate a new certificate, but Mira will manage all other aspects of a renewal. This is included in the fee for the SSL-encryption.

For custom certificates you as a client need to monitor expiration dates and initiate the renewal. Then the basic steps for a renewal are as follows:

  1. You need to provide us with an authorized contact person who can issue a SSL-certificate from a CSR-file.
  2. Mira will get a CSR-file from our hosting provider and send to client contact person
  3. The client contact person will create the certificate with the CSR-file and send the certificate to Mira.
  4. Mira will send the certificate to our hosting provider and they will install the certificate.

We charge costs from hosting provider and the time required by the hour in addition to the fee for the SSL-encryption.

See also Managing SSL-certificates.

Permalink.

Kan man söka på personid i RM?

Uppdatering 2016-09-05: Vi har nu en ny version av snabbsök som stödjer sökning på personid. Vi har även en beskrivning av hur  snabbsöken fungerar.

 

Tidigare:

Nej, i dagsläget går det inte att söka på personid i snabbsöken eller listor. Vi har det på listan att göra.

Däremot finns en (mindre snygg, vi vet…) work-around:

  1. Gå till en person, i systemet. Oftast är det snabbast att klicka på en som visas i snabblistan.
  2. I webbläsarens adressrad och ändra siffrorna efter personid= till personid för personen du söker efter, och tryck Enter.
Man kan inte söka på personid i snabbsöken eller listor, däremot finns en wor-around.

Man kan inte söka på personid i snabbsöken eller listor, däremot finns en work-around.

Bonusfråga: är inte detta ett säkerhetshål?
Nej, när man begär att få se en person så kontrollerar systemet att inloggad användare har behörighet att se den personen vars personid anges i webbläsarens adress.

Permalink.

View category→

SAS Integration (4)

Kan jag i Mira göra ett urval med exv. de som läst minst 60 poäng media och kommunikationsvetenskap?

För de flesta av våra kunder så importerar vi inte antal poäng per kurs, program eller motsvarande. Den informationen är dock rätt lätt att söka på i LADOK, och i Mira finns en funktion för att enkelt skapa ett urval med resultatet av en sökning från LADOK.

Gör så här:

  1. I LADOK, gör en sökning och se till att du får ut en lista med personnummer.
  2. I Mira, gå till Personer > Gör urval. Gå till fliken “Statiska kriterier” (a). Välj “personnummer” (b), och klistra in de personnummer du fick från LADOK (c). Klicka på “Skapa statiskt urval” (d)
  3. Du har nu ett statiskt urval med de personer som matchade från LADOK. Du kan nu behandla urvalet för att ladda ner en rapport, göra ett utskick, eller koppla till ett evenemang.
  4. Om du vill kan du spara urvalet, och lämna det till en kollega som kanske inte har tillgång till LADOK. Ge urvalet ett bra namn (a), se till att det är “gemensamt” och markera relevanta samverkanskategorier (b), och klicka på Spara (c).
  5. Du kan du kopiera länken till detta urval, och maila till din kollega (givet att hen kan logga in i Mira).
Notera: Om resultatet från sökningen i LADOK innehåller personer som inte finns i Mira, så får du ett meddelande om det och kan fortsätta att skapa urvalet utan dessa värden.

Permalink.

Do you offer import of data from other Student Administrative Systems (SAS) than Ladok?

We offer imports from:

  • SAS (Ladok, FS, Oodi, STADS, Nya, and more)
  • PAR, SPAR and other address data sources
  • Different Fundraising Systems
  • Different CRM Systems
  • And more

Read more about import of data and our other add-on services!

Permalink.

Vad heter personnummer (och samordningsnummer) på engelska?

Skatteverket använder termerna “personal identity number” “co-ordination number” i sin broschyr Population registration in Sweden SKV 717B.

All persons who are registered in Sweden are given a personal identity number. The personal identity number is an identity designation that you retain your whole life. The personal identity number consists of a person’s date of birth, a birth number and a check digit. The only information that can be gleaned from your personal identity number is your date of birth and sex. The sex is specified by the second to last digit, and is odd for males and even for females.

“Social security number” är snarast en amerikansk motsvarighet till personnummer, och inte en bra översättning när man faktiskt menar ett svenskt personnummer.

Om co-ordination number (samordningsnummer)

A co-ordination number is an identification for people who are not or have not been registered in Sweden. The purpose of co-ordination numbers is so that public agencies and other functions in society are able to identify people even if they are not registered in Sweden.

The Swedish Tax Agency allocates co-ordination numbers  upon request. All Government authorities and certain private higher education institutions have the right to request co-ordination numbers.

The co-ordination number is to stay with a person their entire life, and no two identical co-ordination numbers can ever exist. If a person who receives a co-ordination number is later registered, the coordination number is replaced by a personal identity number.

Vissa lärosäten har egna nummer som liknar personnummer. KTH har Temporary registration number (“T-number”):

The personal identity number issued by the Tax Agency should not be confused with the temporary registration number, a 4-digit number following your date of birth containing the letter ‘T’, given to you by KTH when you were admitted. Format of T-number: YYMMDD-TXXX

Stockholms universitet använder P-number och T-number:

Exchange students receives a P-number. An exchange student will have the P-number throughout their stay at Stockholm University (P=Permanent).

International students staying more than one year receives a T-number. An international students will have the T-number temporary (T=Temporary). After arrival students staying for more than one year should immediately go to the Swedish Tax Office to receive a Swedish Identity Number. A Swedish Identity Number entitles you health care and other benefits for the same price as locals.

T-nummer och P-nummer kan bara användas inom respektive lärosäte, och inte utanför lärosätet.

Organisationsnummer heter på engelska “registration number” eller “company registration number”.

Permalink.

View category→

Stored data (4)

Hur tar man bort sitt konto i My Alumni Page?

En alumn identifierar sig (genom att ange e-postadress, identifiera sig med LinkedIn, MinId eller annan identifieringstjänst), och därefter redigera vilken relation hen vill ha till lärosätet. Alumnen kan då redigera dels vilken kommunikation hen vill ha och hur hen vill engagera sig.

Hur kan en registrerad ta bort sitt konto?

My Alumni Page bygger inte på något eget användarkonto, utan använder sig av andra tjänsters användarkonton eller att man använder en bekräftad e-postadress. Det finns inget konto att ta bort i My Alumni Page.

Vi har ingen funktion som spärrar möjligheten för en alumn att använda My Alumni Page om hen har en bekräftad e-postadress eller kan verifiera sig som alumn vi andra tjänster.

Om alumnen ändå vill ta bort sitt konto?

Hänvisa till de relevanta externa tjänsterna. De har även funktioner för att upphäva kopplingen till Mira-systemet.

Och om en registrerad vill ta bort all information om sig själv, ev med hänvisning till personuppgiftslagen (personopplysningsloven)?

Det vanligaste om en alumn ber att få bli borttagen är att hen inte längre vill ha utskick. Hänvisa till att använda My Alumni Page.

Om en alumn verkligen vill att alla (eller vissa) uppgifter som som finns registrerade hos ett lärosäte, så behöver det hanteras mer övergripande. Om uppgifterna ska raderas ur Mira har vi ingen möjlighet att kontroller att de inte fylls på igen från andra system eller manuellt. Kontakta oss så hjälper vi till.

Permalink.

Do the Mira system keep track of changes to stored data?

The system tracks when entities are created, updated or marked for deletion, with timestamp and active user. When relevant, a change log is available in the user interface (e.g. updates to a person profile). All changes to data are tracked at the database level, and can be made available to authorized contact persons at the client on request.

FAQ-track-changes

Permalink.

Hur kan uppgifterna om en deltagare skilja sig från uppgifterna i hennes anmälan?

När en person anmäler sig till en kursomgång, skapas en anmälan med de uppgifter som hen anger, kopplad till kursomgången.

 

En ansökan till en kursomgång

En ansökan till en kursomgång

När en administratör behandlar en anmälan så får hen först ta ställning till om detta är en befintlig person i systemet , eller om en ny person ska skapas (dubblettkontroll). Därefter skapas ett “deltagande” dit de flesta uppgifter från ansökan kopieras. På “deltagandet” kan uppgifterna från anmälan ändras och kompletteras med pris, rabatt, intern kommentar, m.m. Personnamn lagras däremot inte på deltagandet, utan i alla listor kommer förnamn och efternamn hämtas från den deltagarens personprofil.

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Deltagandet kopplas dessutom till den organisation som deltagaren representerar. Vid tidpunkten för anmälan, och då kursen pågår, är det oftast samma organisation som hen är kopplad till (deltagarens personprofils kopplade organisation). Om deltagaren byter arbetsgivare efter kursen är slut så kan personprofilen kopplas till en annan organisation, däremot ändras inte vilken organisation hen representerade då hen gick kursen. Det är därmed möjligt att se vilka deltagare vi haft från en viss organisation, oavsett om personen nu är kopplad dit eller ej.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Till deltagandet kopplas även betalande organisation (som kan vara skiljt från vilken organisation deltagaren representerar), och godkännande chef. Den godkännande chefens personprofil kan förstås också vara kopplad till en organisation

Betalande organisation och godkännande chef

Betalande organisation och godkännande chef

I listan över deltagare för en kursomgång så visas uppgifter både från deltagarens personprofil och från själva deltagandet.

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

 

Permalink.

View category→

Reports (2)

How does report generation work?

Some system loads reports directly and some loads reports with a designed delay (currently only works for persons).

If you have a Person menu that looks like this you will download person with delay.

FAQ-AsyncReports1

 

Delayed report generation works in the following way.

Reports are limited to 65000 entries

When you click to generate a reports you will be directed to the page Created reports/Skapade rapporter and from there you can download the report once its generated.

FAQ-AsyncReports2

Permalink.

Hur bör man hantera personer med skyddad identitet i Mira? Vad innebär skyddad hemadress?

Normalt bör man vara väldigt restriktiv till att spara postadress eller annan information om personer med skyddad adress eller uppgifter som är konfidentiella av annan anledning. Om det är information som bara en användare behöver veta, kan en bättre lösning vara att den personen lagrar uppgifterna någon annan stans, och att man i Mira skriver en notering om vem och var informationen finns. Vid importer från andra system som kan innehålla personer med skyddade uppgifter (exv LADOK), är vår rekommendation att definiera regler som gör att de personerna inte importeras eller att känslig inte importeras.

I vissa situationer vill man ändå kunna registrera en persons hemadress och att den ska vara tillgänglig för interna användare, men att den inte ska inkluderas i nedladdade listor. Mira har då stöd för att flagga att personer har “skyddad hemadress”. Om en person markeras med skyddad hemadress, maskeras adressen i alla nedladdade listor, och är inte tillgänglig i externa portaler. Den visas däremot upp i RM, men med en väl synlig kommentar om att personen har skyddad hemadress.

“Skyddad hemadress” ska inte tolkas som att personen nödvändigtvis har skyddad identitet enligt skatteverket eller annan myndighet, utan just att postadressen är skyddad i Mira.

Skyddad hemadress

Skyddad hemadress

 

Gör urval på personer med skyddad hemadress

Gör urval på personer med skyddad hemadress

 

Datainspektionen skriver så här om statliga myndigheters behandling av skyddade personuppgifter:

Åtkomst till skyddade personuppgifter. För att obehöriga inte ska komma åt skyddade personuppgifter är det bland annat viktigt att det vid myndigheten finns sekretessmarkeringar som syns tydligt vid sökningar i register och att all personal som hanterar personuppgifter ges grundlig information om skyddade personuppgifter och sekretessfrågor. Kretsen av personer som har tillgång till skyddade personuppgifter måste begränsas så mycket som möjligt. Sådana personuppgifter får inte spridas till områden där sekretess för uppgifterna inte föreligger. Myndigheten bör regelbundet följa upp att regler och rutiner kring skyddade personuppgifter efterlevs och respekteras.

 

Permalink.

View category→

Lists in RM (Relationship Management) (13)

What lists does this Knowledge Base category refer to?

In october 2014 we introduced a new list interface in Mira RM. Initially this list interface is implemented only where persons in your system are listed*, such as in the quick search result, person queries person list and employee list of an organization. Eventually this list interface will be implemented through out the product wherever something is listed. In this Knowledge Base category we are only talking about the new list interface which generally looks like this at the top:

el_topinterface

*For users of our Mobility module some lists there already use the new list interface, such as the list of Incoming Announcements.

Permalink.

Can I change the visibility of columns in lists?

Yes you can. The first time you visit a list in RM you will get Mira’s default setup of that list.

By clicking the eye-button   in the top right section you can choose what columns you want visible in the list. Only columns available in this menu are available to show or hide.

Click each column name to toggle whether it’s shown or hidden. Click outside the menu to return to the list. Column names that are grayed out can not be hidden.

Changing the column visibility in a list will be saved in your Mira user account, so the next time you visit the same list your desired column visibility will still be there. Some lists share this saved state, such as the “Show all persons” list and the list showing persons in a query. Change the column visibility in one of these lists and it will be changed in the other one too. When Mira deploys a new standard of the list, for example a new available column,  this saved state will be lost. This is due to technical reasons and you will have to arrange your column visibility again.

Show/Hide columns
Show and hide columns by clicking the eye-button.

 

Permalink.

Can I change the order of the columns?

Yes you can. The first time you visit a list in RM you will get Mira’s default setup of that list.

By clicking and dragging the column header you can position the column where you want it in the list. Please note that this will not affect the order of the columns in the show/hide menu.

Changing the column order in a list will be saved in your Mira user account, so the next time you visit the same list your desired column ordering will still be there. Some lists share this saved state, such as the “Show all persons” list and the list showing persons in a query. Change the column order in one of these lists and it will be changed in the other one too. When Mira deploys a new standard of the list, for example a new available column, this saved state will be lost. This is due to technical reasons and you will have to arrange your column ordering again.

el_columnorder
Positioning the Primary e-mail column to the right of Last name by drag-and-drop.

Permalink.

View category→

Mira ERM BASE (10)

Vad heter personnummer (och samordningsnummer) på engelska?

Skatteverket använder termerna “personal identity number” “co-ordination number” i sin broschyr Population registration in Sweden SKV 717B.

All persons who are registered in Sweden are given a personal identity number. The personal identity number is an identity designation that you retain your whole life. The personal identity number consists of a person’s date of birth, a birth number and a check digit. The only information that can be gleaned from your personal identity number is your date of birth and sex. The sex is specified by the second to last digit, and is odd for males and even for females.

“Social security number” är snarast en amerikansk motsvarighet till personnummer, och inte en bra översättning när man faktiskt menar ett svenskt personnummer.

Om co-ordination number (samordningsnummer)

A co-ordination number is an identification for people who are not or have not been registered in Sweden. The purpose of co-ordination numbers is so that public agencies and other functions in society are able to identify people even if they are not registered in Sweden.

The Swedish Tax Agency allocates co-ordination numbers  upon request. All Government authorities and certain private higher education institutions have the right to request co-ordination numbers.

The co-ordination number is to stay with a person their entire life, and no two identical co-ordination numbers can ever exist. If a person who receives a co-ordination number is later registered, the coordination number is replaced by a personal identity number.

Vissa lärosäten har egna nummer som liknar personnummer. KTH har Temporary registration number (“T-number”):

The personal identity number issued by the Tax Agency should not be confused with the temporary registration number, a 4-digit number following your date of birth containing the letter ‘T’, given to you by KTH when you were admitted. Format of T-number: YYMMDD-TXXX

Stockholms universitet använder P-number och T-number:

Exchange students receives a P-number. An exchange student will have the P-number throughout their stay at Stockholm University (P=Permanent).

International students staying more than one year receives a T-number. An international students will have the T-number temporary (T=Temporary). After arrival students staying for more than one year should immediately go to the Swedish Tax Office to receive a Swedish Identity Number. A Swedish Identity Number entitles you health care and other benefits for the same price as locals.

T-nummer och P-nummer kan bara användas inom respektive lärosäte, och inte utanför lärosätet.

Organisationsnummer heter på engelska “registration number” eller “company registration number”.

Permalink.

I have two duplicate profiles for the same person, how can I merge them into one?

To merge duplicate profiles you can merge them manually, use our Duplicate Management Module or, if you have many profiles that need to be merged, contact us and we can give you an estimate for a data cleaning project.

To merge duplicate profiles manually, follow these steps

  1. First search for the person who has duplicate profiles, e.g. “Miranda Nelson”.
  2. In the result list, open each profile in a new tab. Either right click the name and select “open in new tab”, or CTRL-click the name (for Mac, use command-click). When you have the two profiles in separate tabs, you can quickly switch tab by clicking CTRL-tab.
    FAQMergeDuplicates_2
  3. Go through the tabs on the person profile one by one and update / complete one profile with information from the other.
  4. When you are done, delete the profile that will no longer be used.
    FAQMergeDuplicates_3

 

If you have many profiles to merge or a lot of information on the profiles, we offer a duplicate management module. With the duplicate management module, you can find and merge duplicate persons and organizations, and you will get assistance in selecting what information to keep. The duplicate management module automatically merge related information such as membership in static queries, event applications, etc. Contact your account manager for more information and pricing.

FAQMergeDuplicates_4b  FAQMergeDuplicates_5b

 

Permalink.

Hur kan ett urval som [ inkluderar personer som har adress ifylld ] ha ge annat resultat än ett urval som [ exkluderar personer som har Gatuadress är inte angett ]?

Orsaken till att de två urvalen ger olika antal personer är att systemet skiljer på “personer som helt saknar adress” och “personer som har en adress, men där gatunamn är tomt”.

Det är lite förvirrande och vi kommer ta bort möjligheten att söka på adress är inte ifylld. Istället för att göra urval som inkluderar personer som har Gatuadress är inte angett, får man göra ett urval som exkluderar personer där gatuadress är ifylld.

Istället för
faq-query-unions-1

använd
faq-query-unions-2

Då görs ingen skillnad på om personen har en adress som är tom eller om personen helt saknar adress.

 

En lite djupare förklaring av hur systemet fungerar:

Av 100 personer (A), kan
80 ha en adress (B), och av dem kan
75 ha en ifylld adress (C).

Ett urval av personer som har adress ifylld ger 75 personer. Delmängd C.
Ett urval av personer som har en adress som inte är ifylld ger 80-75=5 personer. Delmängd B – C.
Ett urval som exkluderar personer som har en adress som inte är ifylld ger 100-(80-75)=95 personer. Delmängd A – ( B – C ).

faq-query-unions-3

Permalink.

View category→

Mira Fundraising Management (3)

Important thoughts and terms for Mira Network’s Fundraising Solution

There are many steps and terms to keep track of when working with Fundraising. In order to support you, we have gathered some important terms and best practice based on our experience and our Fundraising Solution Mira Fundraising Management
Campaign

Campaign is the overall level. Every potential major gift opportunity and gifts need to be linked to a campaign. When conducting fundraising through a campaign, it is possible to create a campaign with a campaign name. If you do not conduct fundraising through a campaign, add a campaign and name it “Ongoing Fundraising”, without deadlines.

Need

Needs are identified needs or projects that collected funds are supposed to go to. It can for example be a professor in a certain area or expensive equipment. The case can also be that you add the need when you start to discuss it with a potential donor.

Needs are always linked to a campaign and can be linked to a needs category. Needs category is a grouping of several needs, and is appropriate to use if you have arranged their needs under various themes, such as “the aging population”.

Potential major gift opportunities can be linked to a need category or a need, while gifts are linked to a need.

Fund

Fund can be used to store information about which funds that different gifts has been paid into. The concept is not entirely unproblematic for it can be difficult to distinguish between a need and a fund. If one does not feel that there is a clear distinction, you should store it as a need (because the entity is more often used in lists in the interface).

Funds are always connected to a campaign. And a fund category can be used to group several funds.

Approach

Approach is used to see how effective various activities are to collect gifts. This is especially relevant for smaller gifts. An example is sending a letter to alumni/members, and that the letter is formulated in two different ways to test the effect. In that case, you add the two procedures as: Letter A and Letter B.

Even Major Gift Opportunities can benefit from approaches: a gala dinner is arranged, where you at the same time ask for gifts.

A special effort on alumni/friends in the United States could also be an approach. The overall challenge is that Major Gift Opportunities are the result of several cultivation activities, so it may be more difficult to classify these as an approach.

A telephone campaign could be another approach. A telephone campaign could also be set up as a separate campaign, a separate need, or a separate fund.

An approach is always connected to a campaign.

An Approach Category is a way to group different approaches. Such as: postal mail, mailings or phone campaigns. Each individual mailing are then stored as a separate procedure.

Gift Type

Gift types can only be stored on gifts, not on Major Gift Opportunities. In its simplest form, one could distinguish gift types: Cash (money received or In Kind. In Kind consist of a donation of goods or services, rather than money. For example: to get an expensive machine from the manufacturer or getting an expensive painting from an alumnus.

Gifts that consist of properties or shares are more complicated. These can possibly be posted as gift types. But we would need to know more about the implications of the management that such gifts may bring. The same applies to wills and-share dividend.

Gift types can easily be confused with approaches. Try to separate them by thinking that the procedure answers the question “what activity/initiative made sure that we received the gift?” And that gift type tries to answer the question “what type does this regards?”

Gift types can also be used to see how cash gifts have been paid. For example: by credit card, bank transfer or postal transfer payment. The purpose is to verify that all the gifts has been registered properly and to follow up on the popularity of various payment methods.

Gift types can potentially be used to monitor the deduction. For example: gifts from private individuals of type Cash should be reported to the tax authorities, while the gift type In Kind, Wills and Share-dividends are excluded.
Gift types should not be confused with pledges since they are managed separately.

Major Gift Opportunities

What a Major Gift Opportunity is depends on the size of your organization and your donor base. A Major Gift Opportunity often requires some form personal relationship. Major Gift Opportunities is different from a collection and online donations (which have many small gifts usually between 50 and 5000 SEK), and giving programs (for example partner programs, often from 5000 SEK and up)

Other Terms

A successful campaign that aims to find donors and ask for major gifts are often driven by a structured process.

Seven Steps –  Sjustegsprocessen
Identified – Identifierad
Research– Kvalificera
Strategize – Planera
Cultivate – Kultivera
Solicit – Fråga
Close – Avsluta & tacka
Involve – Involvera

A process or dialogue with potential donors involves several people.

Major Gift Opportunity – Potentiell Stor Gåva
Estimated gift date – Förväntat gåvodatum
Manager – Ansvarig
Asker – Frågeställare
Donor – Givare
Soft credit – Behjälplig person

When a dialogue has entered the goal, a potential major gift becomes a gift. In the step “close”, a gift sometimes becomes divided into several gifts of practical, economic or other reasons. A gift can be:

Pledge – Gåvolöfte
Paid – Betald
Pledge balance – Utestående belopp
Connected gifts – Kopplade gåvor

Permalink.

Fundraising or fund raising?

Is it fund raising or fundraising? The majority may not always be right, but according to “lots of books” indexed by Google, today there is an overwhelming majority for fundraising.

Google ngram

 

Idea borrowed from Future Fundraising Now.

Permalink.

How do I query for all potential donors in a given step?

To query for persons and/or organization that are potential donors you

  1. Go to the campaign, and then the tab Major Gift Opportunities.
  2. Using the filter, select the step you are interested in. You can add other criteria to the filter, such as target amount, manager and needs, funds, or approaches.
  3. Use the link Make person query get a query for all the persons connected to one or more of the major gift opportunities matching the filter. (Or Make organization query for Organizations)

Note: the filtered list is a list of Major Gift Opportunities. Each Major Gift Opportunity can be connected to one or more persons and or organizations. That means that if your filtered list shows ten rows, that does not mean that you necessarily will get ten persons or ten organizations in the query.

To make more advanced queries, download the list of major gift opportunities to Excel, and then use Excel to filter the major gift opportunities you are interested in.

Permalink.

View category→

White Papers (2)

White Paper: Utmaningar och vinster med Alumni Engagement

Detta White Paper syftar till att vara en guide som på ett övergripande plan förklarar utmaningar som alumniversamheter ofta står inför i sitt arbete med Alumni Engagement. Det ger också tips på hur du kan öka dina alumners engagemang och vilka vinster som du kan förvänta dig. Samt två exempel från verkligheten. 

I detta White Paper hittar du
  • Introduktion
  • Utmaningar med Alumni Engagement
  • Målbilder och aktivitetsplaner
  • Vinster med Alumni Engagement
  • Exempel från verkligheten
  • Dina idéer

Ange din e-post (required)

Permalink.

White Paper: Utmaningar och vinster med CRM för Externa Relationer inom högre utbildning

Detta White Paper syftar till att vara en guide som på ett övergripande plan förklara vanliga problem, utmaningar och fallgropar med CRM-lösningar för externa relationer inom högre utbildning. Det ger dig också tips om vad som är viktigt att tänka på när du formar en strategi – och vilka vinster som finns om du väljer rätt strategi och lösning.

I detta White Paper hittar du:
  • Introduktion
  • Utmaningar med CRM-lösingar för externa relationer
  • Viktigt att tänka på
  • Vinster med en bra CRM-strategi för externa relationer
  • Exempel från verkligheten
  • Dina idéer

Ange din e-post (obligatorisk)

Permalink.

View category→

Data Quality (9)

Vad heter personnummer (och samordningsnummer) på engelska?

Skatteverket använder termerna “personal identity number” “co-ordination number” i sin broschyr Population registration in Sweden SKV 717B.

All persons who are registered in Sweden are given a personal identity number. The personal identity number is an identity designation that you retain your whole life. The personal identity number consists of a person’s date of birth, a birth number and a check digit. The only information that can be gleaned from your personal identity number is your date of birth and sex. The sex is specified by the second to last digit, and is odd for males and even for females.

“Social security number” är snarast en amerikansk motsvarighet till personnummer, och inte en bra översättning när man faktiskt menar ett svenskt personnummer.

Om co-ordination number (samordningsnummer)

A co-ordination number is an identification for people who are not or have not been registered in Sweden. The purpose of co-ordination numbers is so that public agencies and other functions in society are able to identify people even if they are not registered in Sweden.

The Swedish Tax Agency allocates co-ordination numbers  upon request. All Government authorities and certain private higher education institutions have the right to request co-ordination numbers.

The co-ordination number is to stay with a person their entire life, and no two identical co-ordination numbers can ever exist. If a person who receives a co-ordination number is later registered, the coordination number is replaced by a personal identity number.

Vissa lärosäten har egna nummer som liknar personnummer. KTH har Temporary registration number (“T-number”):

The personal identity number issued by the Tax Agency should not be confused with the temporary registration number, a 4-digit number following your date of birth containing the letter ‘T’, given to you by KTH when you were admitted. Format of T-number: YYMMDD-TXXX

Stockholms universitet använder P-number och T-number:

Exchange students receives a P-number. An exchange student will have the P-number throughout their stay at Stockholm University (P=Permanent).

International students staying more than one year receives a T-number. An international students will have the T-number temporary (T=Temporary). After arrival students staying for more than one year should immediately go to the Swedish Tax Office to receive a Swedish Identity Number. A Swedish Identity Number entitles you health care and other benefits for the same price as locals.

T-nummer och P-nummer kan bara användas inom respektive lärosäte, och inte utanför lärosätet.

Organisationsnummer heter på engelska “registration number” eller “company registration number”.

Permalink.

I have two duplicate profiles for the same person, how can I merge them into one?

To merge duplicate profiles you can merge them manually, use our Duplicate Management Module or, if you have many profiles that need to be merged, contact us and we can give you an estimate for a data cleaning project.

To merge duplicate profiles manually, follow these steps

  1. First search for the person who has duplicate profiles, e.g. “Miranda Nelson”.
  2. In the result list, open each profile in a new tab. Either right click the name and select “open in new tab”, or CTRL-click the name (for Mac, use command-click). When you have the two profiles in separate tabs, you can quickly switch tab by clicking CTRL-tab.
    FAQMergeDuplicates_2
  3. Go through the tabs on the person profile one by one and update / complete one profile with information from the other.
  4. When you are done, delete the profile that will no longer be used.
    FAQMergeDuplicates_3

 

If you have many profiles to merge or a lot of information on the profiles, we offer a duplicate management module. With the duplicate management module, you can find and merge duplicate persons and organizations, and you will get assistance in selecting what information to keep. The duplicate management module automatically merge related information such as membership in static queries, event applications, etc. Contact your account manager for more information and pricing.

FAQMergeDuplicates_4b  FAQMergeDuplicates_5b

 

Permalink.

Hur kan ett urval som [ inkluderar personer som har adress ifylld ] ha ge annat resultat än ett urval som [ exkluderar personer som har Gatuadress är inte angett ]?

Orsaken till att de två urvalen ger olika antal personer är att systemet skiljer på “personer som helt saknar adress” och “personer som har en adress, men där gatunamn är tomt”.

Det är lite förvirrande och vi kommer ta bort möjligheten att söka på adress är inte ifylld. Istället för att göra urval som inkluderar personer som har Gatuadress är inte angett, får man göra ett urval som exkluderar personer där gatuadress är ifylld.

Istället för
faq-query-unions-1

använd
faq-query-unions-2

Då görs ingen skillnad på om personen har en adress som är tom eller om personen helt saknar adress.

 

En lite djupare förklaring av hur systemet fungerar:

Av 100 personer (A), kan
80 ha en adress (B), och av dem kan
75 ha en ifylld adress (C).

Ett urval av personer som har adress ifylld ger 75 personer. Delmängd C.
Ett urval av personer som har en adress som inte är ifylld ger 80-75=5 personer. Delmängd B – C.
Ett urval som exkluderar personer som har en adress som inte är ifylld ger 100-(80-75)=95 personer. Delmängd A – ( B – C ).

faq-query-unions-3

Permalink.

View category→

Portal (3)

Hur ska jag hantera länkar i portalen?

Ofta när man lägger upp nyheter i portalen finns det länkar som man vill hänvisa alumnerna till om de vill veta mer om nyheten i fråga. Exempelvis kan det vara forskningsnyheter med en länk till forskningsrapporten.

2015-11-04 14-29-01

Om man inte tänker sig för kan man vid hanteringen av länkarna göra så att en inloggad person som följer länken hamnar utanför portalen och ej längre är inloggad i portalen.

Vid skapandet av länkarna är det viktigt att tänka på att markera alternativet Mål med Nytt fönster.

2015-11-04 14-30-23

 

Permalink.

How should I manage links in the portal?

Often when creating news in the portal links are used as references if alumni want to know more about the news. For example, it may be research news with a link to the research report.

2015-11-04 14-29-01

If you do not manage this correctly the links can cause a logged person who follows the link to lose the navigation and no longer be logged into the portal.

When creating the links, it is important to consider selecting the option Target by New window.

2015-11-04 14-30-23

 

 

 

 

Permalink.

Hur redigerar jag texter på inloggningssidan för portalen?

Att redigera texter på inloggningssidan är lite knepigare än på andra sidor, eftersom för att redigera texter så behöver du vara inloggad, och när du är inloggad så kan du normalt inte se inloggingsidan.

För att redigera texter på inloggningssidan, gör så här:

  1. Se till att du är inloggad med rättigheter att redigera texter, så att när du är i portalen så visas den grå, översta verktygsraden visas med alternativet “Redigera sida”.
  2. Gå till http://(systemnamn)/Portal/Public/Default.aspx. Nu visas en lite märklig sida som det egentligen inte är tänkt att man ska se, eftersom inloggningssidan normalt sett inte visas om man är inloggad.
  3. Klicka på “Redigera sida” i verktygsraden. Du har nu möjlighet att redigera texter. OBS att du inte kan redigera texter i knappar, utan det kan bara Mira göra.
  4. För att testa att det ser rätt ut, klicka på logga ut, och gå till någon sida som kräver inloggning.

Permalink.

View category→

Fundraising (7)

I want to register a potential donation (major gift opportunity) from a donor that I want to keep confidential. What is your recommendation here?

Our suggestion is that you create a person named “Anonymous #1”, and connect the major gift opportunity to that person. Later, if you want to enter the real name for the person, you can edit the person. If you instead want to connect the major gift opportunity to an existing person, edit the major gift opportunity and change the donor from “Anonymous #1” to the no-longer-confidential donor.

Permalink.

When processing online donations, how is contact information updated?

When processing an online donation, you first want to decide if a new person should be created, or if the donation should be connected to an existing person. If connecting to an existing person, you will want to verify the donor’s contact information.

In the list of unprocessed online donations, select the donation to process. We will then look for matching existing persons. Choose if you want to create a new person, connect the donation to one of the matched persons, or, if no match is found, you can manually select an existing person.

ProcessOnlineDonations_2

If you create a new person, the contact information from the donation form will be automatically added to that person.

If the donation is connected to an existing person, the donation will be connected to that person, but that person’s current contact information will not be updated automatically. You will want to verify the donor’s contact information and decide if you want to replace the current address, or if you want to add a separate address (e.g. if you have a company adress, and now received a home address). If you add a new address you need to select which one should be the primary contact address.

The easiest way to do this is to open the matched person profile in a separate window. When you click the person in the list of matched persons, the person profile will be opened in a new window. If needed, copy and paste the information from the donation to the person profile.

ProcessOnlineDonations_3
In our current version you can access the receipt / confirmation and access the information provided by the donor in the donation form, if you made a mistake when processing the donation and overlooked to update contact information. We also have a duplicate management feature where you can merge two persons, if you missed to connect the donation to an existing person.

ProcessOnlineDonations_4

Permalink.

How come the “total gift amount” does not exactly match the sum of “paid” and “pledged” donations?

For all gifts, the sum of all payments should match the gift amount. Gifts with some payments not marked as paid, are listed as pledges. The gift amount, minus the sum of payments marked as “paid” is the pledge balance.

When adding a gift, make sure you add payments totaling the gift amount. If the sum of all payments do not match the gift amount a warning text (A) is shown, but it is still possible to save the gift.

FAQ Mismatch gift amount vs paid and pledged

In the table of donations per month in the Campaign Progress Report, column two and three are from payments, but column three and four are from gifts. If the sum of paid and pledged does not match the total gift amount, there are probably gifts where the sum of payments does not total the gift amount.

FAQ Payments vs gift amount

Permalink.

View category→

Career services (1)

Vi har publicerat en karriärannons och undrar om utskicket har nått ut till de som prenumerera ​på våra utskick?

Mira har två moduler där företag kan publicera annonser till studenter och/eller alumner; dels en modul med karriärerbjudanden för inloggade i en portal, dels en modul där studentuppdrag visas publikt utan inloggning. Båda modulerna har en funktion där studenter/alumner kan välja att prenumerera på nya annonser via e-post, antingen dagligen eller veckovis.

I modulen för karriärerbjudanden i portalen, skickar systemet dagligen vid lunchtid ut alla annonser som publicerade under föregående dag till de som valt att prenumerera på annonser. Det gör bla att om en användare som lagt upp en annons kommer på att hen vill göra en förändring så kan man göra det innan annonsen skickas ut. För de som valt att få e-post veckovis så görs utskicket på fredagar.

Utskickade annonser visas inte i utskickshistorik i RM eller som kontaktnotering på personen.

Karriärerbjudanden (i portal)

Karriärerbjudanden för inloggade i en portal

 

Studentuppdrag (publik)

Studentuppdrag visas publikt utan inloggning

 

Permalink.

View category→

Alumni relations (6)

How to query for persons with specific birthdays coming up

Query for specific birthdaysIt is easy find your important donors, volunteers or alumni who have special birthdays coming up, and get their contact information for sending a post card or an e-mail.

To find persons with a specific birthday coming up, you can use three pre defined system queries

  • Has 50:th birthday within 90 days
  • Has 60:th birthday within 90 days
  • Has 75:th birthday within 90 days

You can easily combine those queries with other criteria.

 

 

Permalink.

Kan jag i Mira göra ett urval med exv. de som läst minst 60 poäng media och kommunikationsvetenskap?

För de flesta av våra kunder så importerar vi inte antal poäng per kurs, program eller motsvarande. Den informationen är dock rätt lätt att söka på i LADOK, och i Mira finns en funktion för att enkelt skapa ett urval med resultatet av en sökning från LADOK.

Gör så här:

  1. I LADOK, gör en sökning och se till att du får ut en lista med personnummer.
  2. I Mira, gå till Personer > Gör urval. Gå till fliken “Statiska kriterier” (a). Välj “personnummer” (b), och klistra in de personnummer du fick från LADOK (c). Klicka på “Skapa statiskt urval” (d)
  3. Du har nu ett statiskt urval med de personer som matchade från LADOK. Du kan nu behandla urvalet för att ladda ner en rapport, göra ett utskick, eller koppla till ett evenemang.
  4. Om du vill kan du spara urvalet, och lämna det till en kollega som kanske inte har tillgång till LADOK. Ge urvalet ett bra namn (a), se till att det är “gemensamt” och markera relevanta samverkanskategorier (b), och klicka på Spara (c).
  5. Du kan du kopiera länken till detta urval, och maila till din kollega (givet att hen kan logga in i Mira).
Notera: Om resultatet från sökningen i LADOK innehåller personer som inte finns i Mira, så får du ett meddelande om det och kan fortsätta att skapa urvalet utan dessa värden.

Permalink.

Hur tar man bort sitt konto i My Alumni Page?

En alumn identifierar sig (genom att ange e-postadress, identifiera sig med LinkedIn, MinId eller annan identifieringstjänst), och därefter redigera vilken relation hen vill ha till lärosätet. Alumnen kan då redigera dels vilken kommunikation hen vill ha och hur hen vill engagera sig.

Hur kan en registrerad ta bort sitt konto?

My Alumni Page bygger inte på något eget användarkonto, utan använder sig av andra tjänsters användarkonton eller att man använder en bekräftad e-postadress. Det finns inget konto att ta bort i My Alumni Page.

Vi har ingen funktion som spärrar möjligheten för en alumn att använda My Alumni Page om hen har en bekräftad e-postadress eller kan verifiera sig som alumn vi andra tjänster.

Om alumnen ändå vill ta bort sitt konto?

Hänvisa till de relevanta externa tjänsterna. De har även funktioner för att upphäva kopplingen till Mira-systemet.

Och om en registrerad vill ta bort all information om sig själv, ev med hänvisning till personuppgiftslagen (personopplysningsloven)?

Det vanligaste om en alumn ber att få bli borttagen är att hen inte längre vill ha utskick. Hänvisa till att använda My Alumni Page.

Om en alumn verkligen vill att alla (eller vissa) uppgifter som som finns registrerade hos ett lärosäte, så behöver det hanteras mer övergripande. Om uppgifterna ska raderas ur Mira har vi ingen möjlighet att kontroller att de inte fylls på igen från andra system eller manuellt. Kontakta oss så hjälper vi till.

Permalink.

View category→

Student assignments (2)

Vi har publicerat en karriärannons och undrar om utskicket har nått ut till de som prenumerera ​på våra utskick?

Mira har två moduler där företag kan publicera annonser till studenter och/eller alumner; dels en modul med karriärerbjudanden för inloggade i en portal, dels en modul där studentuppdrag visas publikt utan inloggning. Båda modulerna har en funktion där studenter/alumner kan välja att prenumerera på nya annonser via e-post, antingen dagligen eller veckovis.

I modulen för karriärerbjudanden i portalen, skickar systemet dagligen vid lunchtid ut alla annonser som publicerade under föregående dag till de som valt att prenumerera på annonser. Det gör bla att om en användare som lagt upp en annons kommer på att hen vill göra en förändring så kan man göra det innan annonsen skickas ut. För de som valt att få e-post veckovis så görs utskicket på fredagar.

Utskickade annonser visas inte i utskickshistorik i RM eller som kontaktnotering på personen.

Karriärerbjudanden (i portal)

Karriärerbjudanden för inloggade i en portal

 

Studentuppdrag (publik)

Studentuppdrag visas publikt utan inloggning

 

Permalink.

Vad kan göra att en organisationsanvändare inte kan logga in för att hantera sina studentuppdrag?

Följande anledningar kan ligga till grund för att en organisationsanvändare hör av sig och säger att de inte kan logga in för att hantera sina studentuppdrag.

  1. Den unika länken som man får när man fyller i sin e-post address är endast giltig i 24h. Har tiden passerat måste man beställa en ny länk. Försöker man använda en gammal länk får man ett meddelande som talar om att länken är gammal.
  2. Personens ansökan är ännu inte godkänd. Då får man se ett meddelande om att man har en ansökan som är under behandling.
  3. Personens e-post address är kopplad till en person som inte har rollen studentuppdragsanvändare. Då kommer personen till sidan för att göra en ny ansökan.
  4. Personen försöker använda en e-post address som inte är samma varken som den som användes vid ansökan eller på en personprofil. Då kommer personen till sidan för att ansöka igen.

Observera att ovan även gäller för huvudadministratörer som vill se den vy som organisationanvändare använder.

Information att använda till organisationsanvändare

Du loggar in till dina studentuppdrag här http://try.mira.se/StudentAssignment/se/Admin/Login

Där får du fylla i din e-post adress och kommer då få en länk skickad till dig. Länken är unik för dig och du kan använda den för att logga in i 24h.

Om du inte redan har lagt upp studentuppdrag kommer du komma direkt till sidan för att dels lägga upp ett studentuppdrag och samtidigt ansöka om rätten att lägga upp studentuppdrag i framtiden. Din ansökan behandlas av en administratör och när den är godkänd kan du i framtiden logga in och lägga upp fler studentuppdrag direkt.

Permalink.

View category→

My Alumni Page (2)

Varför behöver jag manuellt godkänna en ansökan när det är en perfekt matchning på personnummer till en befintlig person i systemet?

Vi matchar bara helt automatiskt på e-post, då det är det enda vi kan verifiera säkert. När systemet får en match på personnummer så visas det i behandlingsprocessen och en administratör behöver godkänna ansökan/registreringen. Annars skulle man kunna ange sin egen e-postadress och bekräfta den, men ange någon annans personnummer. Vi har idag ingen möjlighet att verifiera att en person anger rätt personnummer.

Risken att någon anger någon annans personnummer är väl rätt liten. Men om man ser en ansökan från e-postadressen fjsklfgsj@hotmail.com med ett personnummer som matchar Fredrik Reinfeldt eller Christer Fuglesang, så bör man reagera och kolla upp det.

Permalink.

Hur tar man bort sitt konto i My Alumni Page?

En alumn identifierar sig (genom att ange e-postadress, identifiera sig med LinkedIn, MinId eller annan identifieringstjänst), och därefter redigera vilken relation hen vill ha till lärosätet. Alumnen kan då redigera dels vilken kommunikation hen vill ha och hur hen vill engagera sig.

Hur kan en registrerad ta bort sitt konto?

My Alumni Page bygger inte på något eget användarkonto, utan använder sig av andra tjänsters användarkonton eller att man använder en bekräftad e-postadress. Det finns inget konto att ta bort i My Alumni Page.

Vi har ingen funktion som spärrar möjligheten för en alumn att använda My Alumni Page om hen har en bekräftad e-postadress eller kan verifiera sig som alumn vi andra tjänster.

Om alumnen ändå vill ta bort sitt konto?

Hänvisa till de relevanta externa tjänsterna. De har även funktioner för att upphäva kopplingen till Mira-systemet.

Och om en registrerad vill ta bort all information om sig själv, ev med hänvisning till personuppgiftslagen (personopplysningsloven)?

Det vanligaste om en alumn ber att få bli borttagen är att hen inte längre vill ha utskick. Hänvisa till att använda My Alumni Page.

Om en alumn verkligen vill att alla (eller vissa) uppgifter som som finns registrerade hos ett lärosäte, så behöver det hanteras mer övergripande. Om uppgifterna ska raderas ur Mira har vi ingen möjlighet att kontroller att de inte fylls på igen från andra system eller manuellt. Kontakta oss så hjälper vi till.

Permalink.

View category→

Multilingual (1)

How do I create a bilingual event?

It is possible to have application pages in two different languages connected to the same event. When creating an event you can choose if you want to add an additional application page in a different language.

Add bilingual event

Add bilingual event with default and alternate language

If that option is chosen you will get two sets of application fields when creating the event. Note that you have to use exactly the same field types for both application pages since they are “mirrors” of each other.

Bilingual labels for application fields

Bilingual labels for application fields

You will also get two sets of information text fields, one for each application page. Global settings for the event such as maximum amount of participants or if the applications should be auto-confirmed are not duplicated.

You also have language specific confirmation e-mails depending on which language the application was submitted from. Applications from an English application page will get English confirmation e-mails, and application from a Swedish application page will get Swedish confirmation e-mails.

Bilingual confirmation e-mails

Bilingual confirmation e-mails

Pro tip: use place holders for information such as startdate, time and location to make sure you don’t forget to update both languages if

Use placeholders for date, time, location and more

Use placeholders for date, time, location and more

All applications goes to the same Application Management tab in the administrative interface. It is now also possible to filter on application page language if an administrator wants to segment the applications based on language used when applying.

Permalink.

View category→

GDPR (1)

Hur tar man bort sitt konto i My Alumni Page?

En alumn identifierar sig (genom att ange e-postadress, identifiera sig med LinkedIn, MinId eller annan identifieringstjänst), och därefter redigera vilken relation hen vill ha till lärosätet. Alumnen kan då redigera dels vilken kommunikation hen vill ha och hur hen vill engagera sig.

Hur kan en registrerad ta bort sitt konto?

My Alumni Page bygger inte på något eget användarkonto, utan använder sig av andra tjänsters användarkonton eller att man använder en bekräftad e-postadress. Det finns inget konto att ta bort i My Alumni Page.

Vi har ingen funktion som spärrar möjligheten för en alumn att använda My Alumni Page om hen har en bekräftad e-postadress eller kan verifiera sig som alumn vi andra tjänster.

Om alumnen ändå vill ta bort sitt konto?

Hänvisa till de relevanta externa tjänsterna. De har även funktioner för att upphäva kopplingen till Mira-systemet.

Och om en registrerad vill ta bort all information om sig själv, ev med hänvisning till personuppgiftslagen (personopplysningsloven)?

Det vanligaste om en alumn ber att få bli borttagen är att hen inte längre vill ha utskick. Hänvisa till att använda My Alumni Page.

Om en alumn verkligen vill att alla (eller vissa) uppgifter som som finns registrerade hos ett lärosäte, så behöver det hanteras mer övergripande. Om uppgifterna ska raderas ur Mira har vi ingen möjlighet att kontroller att de inte fylls på igen från andra system eller manuellt. Kontakta oss så hjälper vi till.

Permalink.

View category→

Getting started (2)

How do I install Mira on my computer?

Mira is a an internet application that is always available from your web browser. To access your system, go to the web address (URL) of your system and log in.
To make accessing the system easier, you can add a bookmark or set Mira as the startup page in your browser. How you do this depends on the browser you are using.
Create bookmark to Mira

Create bookmark to Mira

You can also create a shortcut to Mira on your desktop. When logged into Mira, click and drag the Start page menu alternative to your Desktop. Press F2 and change the name to “Start Mira”.
Create a shortcut to the Mira internet application

Create a shortcut to the Mira internet application

Permalink.

FAQ: What happened to the quicklist with recent items?

The short answer is: Here

If you click the three dots in the top right corner, a side bar will come out with your recent items.

If you are on a bigger screen, you can “pin” the sidebar by clicking the red pin. The sidebar will then stay expanded when you navigate to other pages (with the new user interface). The other tabs in the sidebar is for upcoming functionality. Stay tuned!

Permalink.

View category→