Knowledge Base

Welcome to our Knowledge Base. It contains question and answers and how-to:s.

Ps. if you don’t find what you are looking for. Go back to the Knowledge Base start page and try again or just contact Mira Live.

Event Management (10)

Is there a payment solution in the system? Because on an event, you can select the status ”paid or not”?

There is per default not a payment solution in the system but we have a few different add-on modules for this. Your Account Manager knows what solution that is relevant for you. It can also be that that the participants will be charged during the event, and the administrators wants to mark it in the Mira system.

Permalink.

What happens when an event has reached its maximum number of participants (if you have specified one). Is it still possible to register?

Let’s play with the figure maximum number of particiapnts: one person. When the event has reached its maximum number of participants (one person)  the registration page will automatically be closed. But it is only when you have processed the registration, that  it counted in the maximum number. If three registrations are made, and non of them are processed, the registration page will remain open and people can still sign up. That is, the registrations must be processed to be count against the maximum number of registrations.

Permalink.

I can not delete an existing event that has participants. Why is this?

It is not possible to delete an event that contains participants To be able to delete the event, first delete all participants and then delete the event.

Permalink.

View category→

Contract Education (2)

What happens when the maximum number of participants is reached for my course?

a) Will our reserve confirmation text be displayed for those who register?
A: The text that is displayed in the field ”Confirmation text – reserves” (that you can find in the field “Confirmation text- reserves” under the field “Registration Form”) will be displayed for those who register when the course has reached its maximum number of participants.

b) Will the standard confirmation e-mail with ”thank you for your registration” still be sent to the reserves?
A: Yes, the standard confirmation e-mail will also be sent to those who register and are reserves.

c) Are these registrations added to the list ”not processed registrations”?
A: Yes, the registrations that are reserves are counted in the number that is shown in the field ”overview”, and they are included when you navigate to the list through the link ”process”.

d) How do you identify the reserves in the list?
A: It is not possible to directly see which registrations that are reserves. But the information is easy to access by notifying the course maximun number of registrants and compare it to the registration date for all participants.

Permalink.

Hur kan uppgifterna om en deltagare skilja sig från uppgifterna i hennes anmälan?

När en person anmäler sig till en kursomgång, skapas en anmälan med de uppgifter som hen anger, kopplad till kursomgången.

 

En ansökan till en kursomgång

En ansökan till en kursomgång

När en administratör behandlar en anmälan så får hen först ta ställning till om detta är en befintlig person i systemet , eller om en ny person ska skapas (dubblettkontroll). Därefter skapas ett ”deltagande” dit de flesta uppgifter från ansökan kopieras. På ”deltagandet” kan uppgifterna från anmälan ändras och kompletteras med pris, rabatt, intern kommentar, m.m. Personnamn lagras däremot inte på deltagandet, utan i alla listor kommer förnamn och efternamn hämtas från den deltagarens personprofil.

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Deltagandet kopplas dessutom till den organisation som deltagaren representerar. Vid tidpunkten för anmälan, och då kursen pågår, är det oftast samma organisation som hen är kopplad till (deltagarens personprofils kopplade organisation). Om deltagaren byter arbetsgivare efter kursen är slut så kan personprofilen kopplas till en annan organisation, däremot ändras inte vilken organisation hen representerade då hen gick kursen. Det är därmed möjligt att se vilka deltagare vi haft från en viss organisation, oavsett om personen nu är kopplad dit eller ej.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Till deltagandet kopplas även betalande organisation (som kan vara skiljt från vilken organisation deltagaren representerar), och godkännande chef. Den godkännande chefens personprofil kan förstås också vara kopplad till en organisation

Betalande organisation och godkännande chef

Betalande organisation och godkännande chef

I listan över deltagare för en kursomgång så visas uppgifter både från deltagarens personprofil och från själva deltagandet.

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

 

Permalink.

View category→

Mira Live - Customer Service (7)

When should I contact Mira Live?

Contact Mira Live when:

  • you have questions about system functionality,
  • you experience technical problems,
  • want to give us feedback or
  • any other reason we didn’t listed here.

Permalink.

Is the support free of charge?

We offers support and guidance. We answer questions about the Mira system  to the best of our knowledge, and manage reporting and corrections of bugs  without any additional cost.

Permalink.

How does Mira Network monitor my system?

All systems are monitored 24/7/365. That includes but is not limited to;

  • Application performance
  • Database performance
  • Availability
  • Technical errors
  • Manual inspection of logs to analyze application behaviour, detect intrusion attempts, and other anomalies

We also offer additional system monitoring, such as automatic intrusion detection, on request. Contact us if you would like to know more.

Permalink.

View category→

Persons (14)

How does quick search work?

An important feature of Mira’s administration interface is the ability to quickly find people and organizations. We have now improved our quick search functionality to better find people and organizations and at the same time improving the technical performance of our systems.

The quick search are using the following parameters to find and rank individuals and organizations (database name in parenthesis) :

Person:

– Name (First Name)

– Surname (Last Name)

– The identification number of the system (PersonId )

– E-mail address (Email)

Organization:

– Name of the organization (OrganizationName)

– Legal name (OrganiztionLegalName )

Based on these criteria the system makes an overall ranking of results and lists the top ten in both the Person and Organization categories. The search is done dynamically while the administrator types and the result is displayed in a drop-down menu below the search box.

FAQ snabbsök

The user can select a result directly in the drop down by clicking on it, or use the arrow keys to scroll up or down in the list, and then select the person or organization.

The new quick search function is much faster than our previous and group together results in a more logical and user-friendly way.  One thing to consider when it comes to quick searching is that it is primarily designed to help a user who knows what he/she is looking for to quickly find the right person or organization. It only shows the top ten results, not all possible matches

If a user needs to do a full search and find all possible matches we recommend searching in the “Person” and “Organization” lists.

FAQ snabbsök II

To navigate to the ”Person” list, click on ”Persons” in the left menu and then ”Show all persons”. To navigate to the ”Organization” list, click on ”Organizations” in the left menu and then ”Show all organizations”

Permalink.

How to query for persons with specific birthdays coming up

Query for specific birthdaysIt is easy find your important donors, volunteers or alumni who have special birthdays coming up, and get their contact information for sending a post card or an e-mail.

To find persons with a specific birthday coming up, you can use three pre defined system queries

  • Has 50:th birthday within 90 days
  • Has 60:th birthday within 90 days
  • Has 75:th birthday within 90 days

You can easily combine those queries with other criteria.

 

 

Permalink.

Kan jag i Mira göra ett urval med exv. de som läst minst 60 poäng media och kommunikationsvetenskap?

För de flesta av våra kunder så importerar vi inte antal poäng per kurs, program eller motsvarande. Den informationen är dock rätt lätt att söka på i LADOK, och i Mira finns en funktion för att enkelt skapa ett urval med resultatet av en sökning från LADOK.

Gör så här:

  1. I LADOK, gör en sökning och se till att du får ut en lista med personnummer.
  2. I Mira, gå till Personer > Gör urval. Gå till fliken ”Statiska kriterier” (a). Välj ”personnummer” (b), och klistra in de personnummer du fick från LADOK (c). Klicka på ”Skapa statiskt urval” (d)
  3. Du har nu ett statiskt urval med de personer som matchade från LADOK. Du kan nu behandla urvalet för att ladda ner en rapport, göra ett utskick, eller koppla till ett evenemang.
  4. Om du vill kan du spara urvalet, och lämna det till en kollega som kanske inte har tillgång till LADOK. Ge urvalet ett bra namn (a), se till att det är ”gemensamt” och markera relevanta samverkanskategorier (b), och klicka på Spara (c).
  5. Du kan du kopiera länken till detta urval, och maila till din kollega (givet att hen kan logga in i Mira).
Notera: Om resultatet från sökningen i LADOK innehåller personer som inte finns i Mira, så får du ett meddelande om det och kan fortsätta att skapa urvalet utan dessa värden.

Permalink.

View category→

Organizations (6)

Can I connect a person to an organization?

Yes, it is possible. If you go to the person’s profile in RM, and click the tab ”Contact Information”. You can see a drop down list with the headline ”Connected Organization”. Choose the organization that you want to connect the person to and click save. The person will also appear on the organization.

This is possible given that the organization you want to connect the person to, is stored in the system.

Permalink.

Do the Mira system keep track of changes to stored data?

The system tracks when entities are created, updated or marked for deletion, with timestamp and active user. When relevant, a change log is available in the user interface (e.g. updates to a person profile). All changes to data are tracked at the database level, and can be made available to authorized contact persons at the client on request.

FAQ-track-changes

Permalink.

Klassificering av företag efter storlek. Varför just dessa intervall? Vad är ett SME?

I olika situationer kan det vara användbart att klassificera företag och organisationer utifrån antalet anställda. I ansökningar om medel från bland annat EU och Vinnova används definitioner på “små och medelstora företag” (SMF, eller SME på engelska).

Mira Network har från och med oktober 2014, efter diskussioner med bland annat KTH, valt att ha förvalda intervall för företagsstorlek utifrån antal anställda enligt nedan. För alla nya kunder kommer dessa intervall vara förvalda. För befintliga kunder som önskar klassificera om befintlig data i systemet kan vi hjälpa till med tvätt av data. Kontakta din kundansvarig eller Mira Live för mer information.

0-9 anställda
10-49 anställda
50-249 anställda
250-499 anställda
500+ anställda

 EU:s regler

Denna indelning motsvarar EU:s regler för små och medelstora företag:

bild 0
Från: ec.europa.eu

SCB i Sverige

SCB i Sverige har en något annorlunda definition och använder nedanstående intervall för antal anställda. Här finns inte gränsen 250 anställda. Nedan presenteras antal arbetsställen och företag november 2013 fördelat på storleksklass.

bild 1
Från: www.scb.se

I Finland

I Finland däremot så används gränserna upp till 50 anställda och upp till 250 anställda.

bild 2
Från: www.stat.fi

LinkedIn

LinkedIn använder andra intervall enligt nedan, men vi hämtar idag inte denna information från LinkedIn, och bedömer ändå att det är viktigare att matcha EU:s klassificering.

bild 3

Vill du veta mer? Kontakta Mira Live!

Mira Live
live@mira.se / +46(0)0-412 84 01

Permalink.

View category→

Hosting (4)

How does Mira Network monitor my system?

All systems are monitored 24/7/365. That includes but is not limited to;

  • Application performance
  • Database performance
  • Availability
  • Technical errors
  • Manual inspection of logs to analyze application behaviour, detect intrusion attempts, and other anomalies

We also offer additional system monitoring, such as automatic intrusion detection, on request. Contact us if you would like to know more.

Permalink.

How is my system hosted?

The Mira system consists of the following parts:

My Mira system

Your Mira system is hosted at our hosting partner DGC. The application is hosted on two different servers;

  • one for the application software
  • one for the stored information (database server)

The database used is MS SQL Server 2008 r2 and the application is coded using C# and .Net version 4.5.

DGCs server environment is state of the art and desingned by Coromatic. All servers in a Mira system run on virtual servers in a server cluster and uses a storage area network (SAN) to achieve high performance, load balancing and data redundancy. All servers are also protected by a firewall. The server cluster makes it possible to replace malfunctioning hardware without any downtime. To ensure protection against natural disasters, server site breakdown and other major events DGC runs mirrored sites on two geographically different locations.

The virtual servers allow us to run the system efficiently and cost effective. We monitor the load on all our servers, and have more than adequate server capacity. Performance under normal use and peak use are not an issue. Longer access times are usually caused by a cache that has expired or the system has been restarted, then all cache must be rebuilt and the system will seem slow the first or first few accesses. After startup system and portal load usually does not particularly affect system performance.

If there is a bottle neck on the server application side, we can easily increase server capacity since the application is hosted on virtual servers, and resources can be dynamically allocated.

 

Permalink.

Is data and the application backuped?

Yes, Complete database backup is automatically done once every 24h and each backup is saved for 30 days. Backups are verified every 24 hours. Restore of database backups are tested and verified once a month. To ensure safe storage backups are stored at a different geographical location than the production environment.

In addition to the database backups the virtual server is cloned to a separate geographic location once every 24 hours. The solution is moved automatically to the cloned solution without disturbing accessibility in case of disaster.

 

Permalink.

View category→

Queries (10)

After giving rights to a member, the person is still not included in a search for newly registered members, why is this?

”Add other person” is not qualified as a newly registered member by the system, and is therefor not included and treated as newly registered members in the query. If you want a person to be included in the query/the search for newly registered members, the person has to be added by one of the following two ways:

  1. The person registers as an alumni
  2. If you in the system choose to ”add alumni” (a registration process is then started)

Permalink.

Is it possible to search for a ZIP code that for example ”begins with X”? I often do queries where I want to target information to certain areas.

It is possible to search for a zip code within a certain span. For example: ”is between 14000 and 15000.” You go to ”persons -> make query -> contact information -> Zip is between X and Y”

Permalink.

What is the difference between a Static and a Dynamic Query?

A dynamic query is updated with its criteria each time you click into the query. At the top of the page, you can see a date that indicates when the query was last updated.

A static query is a result that never changes. It is based on information that matched the criteria from the particular moment when the query was made.

Permalink.

View category→

Contact Notes (1)

Can I e-mail the system to create a contact note?

Yes, via the functionality ”integration with external e-mail system” this is possible. Read our FAQ-article about this!

Permalink.

View category→

Tasks (1)

Is it possible to put a person as responsible for a task?

Yes, when you create a task, just choose a person stored in the system, and they will become responsible for the task. The task will appear on the responsible persons dash board.
All given that the responsible person is stored in the system.

Permalink.

View category→

Contact Information (10)

Since a while back, ”Martin” has his address marked as undeliverable. Despite this, he recently received a mailing of our magazine and e-mail sent from the system. Why does this happen? Does not the system exclude addresses that are marked as undeliverable addresses?

If the address is excluded or not, depends on what list you choose to download. Here’s how it works:

FAQ-ContactInformation1

 

The lists under ”persons and users” (swedish: ”personer och användare”) do not take into consideration whether the person has an undeliverable address or marked that it does not want to receive e-mails or postal mailings.

The lists under ”mailings” (swedish:”utskick”) takes into account whether the person has an undeliverable address or ticked in that it does not want to receive e-mails or postal mailings. Note that there is an explanation text that shows it.

Permalink.

How does it look in the system if a person has no postal address stored?

For a person who has no postal address stored, displays a blank address based on a Nordic/Swedish template. If you enter a country, a template for the specific country is displayed.

Permalink.

Can both postal addresses and e-mail addresses be marked as ”undeliverable”?

Yes, both postal addresses and e-mail addresses can be marked as ”undeliverable”.

Permalink.

View category→

E-mail Campaigns (10)

I am trying to send an e-mail from the system to a person. The e-mail bounces when I send it from the system, but not when I send it from my own outlook. Why is this?

When the e-mail i sent from the Mira-system, it is sent to a mail server. You can say that it ”leaves the system’s hands”. Thereafter it is sent from the mail server to the receiver. So the problem is actually not within the Mira-system.

Possible reason:
It may be that person’s e-mail spam qualifies the e-mail from the system. When you send the e-mail from your own e-mail address, the person’s e-mail address does not spam qualify the e-mail.

If you have Mira’s latest version for e-mail campaigns, you can follow up this e-mail return via the ”E-mail” -> ”Mail Returns”.

Permalink.

If I click the link ”Send e-mail to user with instructions on how to reset password”, will a contact note with this information be created on this person?

No, a contact note is not created on a person with information about that at e-mail has ben sent from the system with information about a new password.

Permalink.

Why are not my tags (for example: ##FULLNAME##) replaced with correct information when I do a test mailing?

##FULL NAME## and other tags are not replaced with the correct information when mailing test mails.
The tags are replaced when you send the mail.

Permalink.

View category→

Security (7)

How does Mira work with security issues?

This is a very broad question and we will answer some aspects of it here.

Writing secure code
To ensure that the code is secure we educates out programmers in e g the OWASP Top 10 project. We also run tests to ensure that the application isn’t subject to e g Cross-Site Scripting (XSS) or injection.

Protection of data
The database is only accessible from our office or the server that runs application. If you as a customer is ordering a backup or data report from the database it is only sent by mail or by e-mail to specific persons in your organisation.

Secure transportation of data across the internet.
The Mira system uses HTTPS and certificates to ensure secure transportation of data across the internet.

Security Policy
We have a security policy, but have decided not to make it public. It can be sent upon request.

System Classification
Mira works on classifying the system according to OWASPs definition.

If you have any other questions regarding this matter please contact Mira Live.

Permalink.

Managing SSL-certificates

Background
SSL-certificates are used to encrypt data from the end-users browser and the web server. That makes it difficult to eavesdrop on what a user does and secures data integrity. Certificates are valid during a certain time period.

When a certificate is no longer valid the user will receive a security warning in their browser when accessing a site that has an SSL-certificate installed.
SSL-Certificate expired

Installing a new certificate
When a site should be encrypted or a certificate is no longer valid a new certificate needs to be installed. This is done in the follwing way.

  1. Mira contacts you to get the mailadress from where the certificate should be validated. Only the e-mail addresses below are possible to use:
    admin@yourdomain
    administrator@yourdomain
    hostmaster@yourdomain
    webmaster@yourdomain
    postmaster@yourdomain
  2. Mira contacts the issuer of SSL-certificates
  3. You receive an email that looks like this
    SSL-Certificate confirmation email
  4. Click on the link in the mail
  5. Let Mira know that the certificate has been approved
  6. The new certificate will be installed

Known problems when verifiying a new certificate
Problem: The mail with the link to verify the certificate is not delivered.
Possible solution: Please check the spam filter and make sure that the mail adress is valid

Problem: Incorrect mailaddress
Description: Your domain must be the exact domain of the domain the certificate should be valid for. E.g., it is not possible to validate a certificate for the domain myorganization.com from the e-mail address admin@myorganization.se.
Possible solution: Look for the email in the correct mailbox or change the email address to where the confirmation mail is sent.

Permalink.

For e-mails sent out via Mira, Why is the from address noreply@mnsvc.com?

The reply-to address is the e-mail address specified by the e-mail template, but the actual e-mail address in the from address is norepy@mnscv.com. Will this not look suspicious to the recipient and/or increase the risk of the e-mail being captured by spam-filters?

In short: No, this is the best practice used by all major newsletter campaign solutions and transactional e-mail services. This way of sending e-mails minimize the the risk e-mails being stopped by spam-filters, and is necessary for automatic management of bounces and tracking opens and clicks.

If you want the longer answer it comes here:

E-mails sent via the Mira system are sent via Mandrill. Mandrill is one of the largest email service providers in the world, and the email infrastructure behind MailChimp, one of the leading email newsletter services: They have a network of servers all over the world, see http://mandrill.com/

Due to the nature of how emails are sent over the Internet, it is never possible to guarantee delivery, but Mira Network follow best practices to ensure that all emails are delivered. Also, the mnsvc.com domain is only used by Mira Network clients. And since our clients send e-mails that have a much higher open and click frequency than most email service providers, we have an excellent spam ”reputation”, further increasing the chances that emails are delivered.

Permalink.

View category→

SAS Integration (4)

Do you offer import of data from other Student Administrative Systems (SAS) than Ladok?

We offer imports from:

  • SAS (Ladok, FS, Oodi, STADS, Nya, and more)
  • PAR, SPAR and other address data sources
  • Different Fundraising Systems
  • Different CRM Systems
  • And more

Read more about import of data and our other add-on services!

Permalink.

Vad heter personnummer (och samordningsnummer) på engelska?

Skatteverket använder termerna ”personal identity number” ”co-ordination number” i sin broschyr Population registration in Sweden SKV 717B.

All persons who are registered in Sweden are given a personal identity number. The personal identity number is an identity designation that you retain your whole life. The personal identity number consists of a person’s date of birth, a birth number and a check digit. The only information that can be gleaned from your personal identity number is your date of birth and sex. The sex is specified by the second to last digit, and is odd for males and even for females.

”Social security number” är snarast en amerikansk motsvarighet till personnummer, och inte en bra översättning när man faktiskt menar ett svenskt personnummer.

Om co-ordination number (samordningsnummer)

A co-ordination number is an identification for people who are not or have not been registered in Sweden. The purpose of co-ordination numbers is so that public agencies and other functions in society are able to identify people even if they are not registered in Sweden.

The Swedish Tax Agency allocates co-ordination numbers  upon request. All Government authorities and certain private higher education institutions have the right to request co-ordination numbers.

The co-ordination number is to stay with a person their entire life, and no two identical co-ordination numbers can ever exist. If a person who receives a co-ordination number is later registered, the coordination number is replaced by a personal identity number.

Vissa lärosäten har egna nummer som liknar personnummer. KTH har Temporary registration number (“T-number”):

The personal identity number issued by the Tax Agency should not be confused with the temporary registration number, a 4-digit number following your date of birth containing the letter ‘T’, given to you by KTH when you were admitted. Format of T-number: YYMMDD-TXXX

Stockholms universitet använder P-number och T-number:

Exchange students receives a P-number. An exchange student will have the P-number throughout their stay at Stockholm University (P=Permanent).

International students staying more than one year receives a T-number. An international students will have the T-number temporary (T=Temporary). After arrival students staying for more than one year should immediately go to the Swedish Tax Office to receive a Swedish Identity Number. A Swedish Identity Number entitles you health care and other benefits for the same price as locals.

T-nummer och P-nummer kan bara användas inom respektive lärosäte, och inte utanför lärosätet.

Organisationsnummer heter på engelska ”registration number” eller ”company registration number”.

Permalink.

Hur bör man hantera personer med skyddad identitet i Mira? Vad innebär skyddad hemadress?

Normalt bör man vara väldigt restriktiv till att spara postadress eller annan information om personer med skyddad adress eller uppgifter som är konfidentiella av annan anledning. Om det är information som bara en användare behöver veta, kan en bättre lösning vara att den personen lagrar uppgifterna någon annan stans, och att man i Mira skriver en notering om vem och var informationen finns. Vid importer från andra system som kan innehålla personer med skyddade uppgifter (exv LADOK), är vår rekommendation att definiera regler som gör att de personerna inte importeras eller att känslig inte importeras.

I vissa situationer vill man ändå kunna registrera en persons hemadress och att den ska vara tillgänglig för interna användare, men att den inte ska inkluderas i nedladdade listor. Mira har då stöd för att flagga att personer har ”skyddad hemadress”. Om en person markeras med skyddad hemadress, maskeras adressen i alla nedladdade listor, och är inte tillgänglig i externa portaler. Den visas däremot upp i RM, men med en väl synlig kommentar om att personen har skyddad hemadress.

”Skyddad hemadress” ska inte tolkas som att personen nödvändigtvis har skyddad identitet enligt skatteverket eller annan myndighet, utan just att postadressen är skyddad i Mira.

Skyddad hemadress

Skyddad hemadress

 

Gör urval på personer med skyddad hemadress

Gör urval på personer med skyddad hemadress

 

Datainspektionen skriver så här om statliga myndigheters behandling av skyddade personuppgifter:

Åtkomst till skyddade personuppgifter. För att obehöriga inte ska komma åt skyddade personuppgifter är det bland annat viktigt att det vid myndigheten finns sekretessmarkeringar som syns tydligt vid sökningar i register och att all personal som hanterar personuppgifter ges grundlig information om skyddade personuppgifter och sekretessfrågor. Kretsen av personer som har tillgång till skyddade personuppgifter måste begränsas så mycket som möjligt. Sådana personuppgifter får inte spridas till områden där sekretess för uppgifterna inte föreligger. Myndigheten bör regelbundet följa upp att regler och rutiner kring skyddade personuppgifter efterlevs och respekteras.

 

Permalink.

View category→

Stored data (4)

Do the Mira system keep track of changes to stored data?

The system tracks when entities are created, updated or marked for deletion, with timestamp and active user. When relevant, a change log is available in the user interface (e.g. updates to a person profile). All changes to data are tracked at the database level, and can be made available to authorized contact persons at the client on request.

FAQ-track-changes

Permalink.

Hur kan uppgifterna om en deltagare skilja sig från uppgifterna i hennes anmälan?

När en person anmäler sig till en kursomgång, skapas en anmälan med de uppgifter som hen anger, kopplad till kursomgången.

 

En ansökan till en kursomgång

En ansökan till en kursomgång

När en administratör behandlar en anmälan så får hen först ta ställning till om detta är en befintlig person i systemet , eller om en ny person ska skapas (dubblettkontroll). Därefter skapas ett ”deltagande” dit de flesta uppgifter från ansökan kopieras. På ”deltagandet” kan uppgifterna från anmälan ändras och kompletteras med pris, rabatt, intern kommentar, m.m. Personnamn lagras däremot inte på deltagandet, utan i alla listor kommer förnamn och efternamn hämtas från den deltagarens personprofil.

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Från en ansökan skapas ett Deltagande och deltagande Person

Deltagandet kopplas dessutom till den organisation som deltagaren representerar. Vid tidpunkten för anmälan, och då kursen pågår, är det oftast samma organisation som hen är kopplad till (deltagarens personprofils kopplade organisation). Om deltagaren byter arbetsgivare efter kursen är slut så kan personprofilen kopplas till en annan organisation, däremot ändras inte vilken organisation hen representerade då hen gick kursen. Det är därmed möjligt att se vilka deltagare vi haft från en viss organisation, oavsett om personen nu är kopplad dit eller ej.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Organisation deltagaren representerar på kurstillfället, och vilken organisation hen är nu anställd på.

Till deltagandet kopplas även betalande organisation (som kan vara skiljt från vilken organisation deltagaren representerar), och godkännande chef. Den godkännande chefens personprofil kan förstås också vara kopplad till en organisation

Betalande organisation och godkännande chef

Betalande organisation och godkännande chef

I listan över deltagare för en kursomgång så visas uppgifter både från deltagarens personprofil och från själva deltagandet.

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

I listan över deltagare visas uppgifter från deltagarens personprofil och själva deltagandet

 

Permalink.

Hur bör man hantera personer med skyddad identitet i Mira? Vad innebär skyddad hemadress?

Normalt bör man vara väldigt restriktiv till att spara postadress eller annan information om personer med skyddad adress eller uppgifter som är konfidentiella av annan anledning. Om det är information som bara en användare behöver veta, kan en bättre lösning vara att den personen lagrar uppgifterna någon annan stans, och att man i Mira skriver en notering om vem och var informationen finns. Vid importer från andra system som kan innehålla personer med skyddade uppgifter (exv LADOK), är vår rekommendation att definiera regler som gör att de personerna inte importeras eller att känslig inte importeras.

I vissa situationer vill man ändå kunna registrera en persons hemadress och att den ska vara tillgänglig för interna användare, men att den inte ska inkluderas i nedladdade listor. Mira har då stöd för att flagga att personer har ”skyddad hemadress”. Om en person markeras med skyddad hemadress, maskeras adressen i alla nedladdade listor, och är inte tillgänglig i externa portaler. Den visas däremot upp i RM, men med en väl synlig kommentar om att personen har skyddad hemadress.

”Skyddad hemadress” ska inte tolkas som att personen nödvändigtvis har skyddad identitet enligt skatteverket eller annan myndighet, utan just att postadressen är skyddad i Mira.

Skyddad hemadress

Skyddad hemadress

 

Gör urval på personer med skyddad hemadress

Gör urval på personer med skyddad hemadress

 

Datainspektionen skriver så här om statliga myndigheters behandling av skyddade personuppgifter:

Åtkomst till skyddade personuppgifter. För att obehöriga inte ska komma åt skyddade personuppgifter är det bland annat viktigt att det vid myndigheten finns sekretessmarkeringar som syns tydligt vid sökningar i register och att all personal som hanterar personuppgifter ges grundlig information om skyddade personuppgifter och sekretessfrågor. Kretsen av personer som har tillgång till skyddade personuppgifter måste begränsas så mycket som möjligt. Sådana personuppgifter får inte spridas till områden där sekretess för uppgifterna inte föreligger. Myndigheten bör regelbundet följa upp att regler och rutiner kring skyddade personuppgifter efterlevs och respekteras.

 

Permalink.

View category→

Reports (2)

How does report generation work?

Some system loads reports directly and some loads reports with a designed delay (currently only works for persons).

If you have a Person menu that looks like this you will download person with delay.

FAQ-AsyncReports1

 

Delayed report generation works in the following way.

Reports are limited to 65000 entries

When you click to generate a reports you will be directed to the page Created reports/Skapade rapporter and from there you can download the report once its generated.

FAQ-AsyncReports2

Permalink.

Hur bör man hantera personer med skyddad identitet i Mira? Vad innebär skyddad hemadress?

Normalt bör man vara väldigt restriktiv till att spara postadress eller annan information om personer med skyddad adress eller uppgifter som är konfidentiella av annan anledning. Om det är information som bara en användare behöver veta, kan en bättre lösning vara att den personen lagrar uppgifterna någon annan stans, och att man i Mira skriver en notering om vem och var informationen finns. Vid importer från andra system som kan innehålla personer med skyddade uppgifter (exv LADOK), är vår rekommendation att definiera regler som gör att de personerna inte importeras eller att känslig inte importeras.

I vissa situationer vill man ändå kunna registrera en persons hemadress och att den ska vara tillgänglig för interna användare, men att den inte ska inkluderas i nedladdade listor. Mira har då stöd för att flagga att personer har ”skyddad hemadress”. Om en person markeras med skyddad hemadress, maskeras adressen i alla nedladdade listor, och är inte tillgänglig i externa portaler. Den visas däremot upp i RM, men med en väl synlig kommentar om att personen har skyddad hemadress.

”Skyddad hemadress” ska inte tolkas som att personen nödvändigtvis har skyddad identitet enligt skatteverket eller annan myndighet, utan just att postadressen är skyddad i Mira.

Skyddad hemadress

Skyddad hemadress

 

Gör urval på personer med skyddad hemadress

Gör urval på personer med skyddad hemadress

 

Datainspektionen skriver så här om statliga myndigheters behandling av skyddade personuppgifter:

Åtkomst till skyddade personuppgifter. För att obehöriga inte ska komma åt skyddade personuppgifter är det bland annat viktigt att det vid myndigheten finns sekretessmarkeringar som syns tydligt vid sökningar i register och att all personal som hanterar personuppgifter ges grundlig information om skyddade personuppgifter och sekretessfrågor. Kretsen av personer som har tillgång till skyddade personuppgifter måste begränsas så mycket som möjligt. Sådana personuppgifter får inte spridas till områden där sekretess för uppgifterna inte föreligger. Myndigheten bör regelbundet följa upp att regler och rutiner kring skyddade personuppgifter efterlevs och respekteras.

 

Permalink.

View category→

Lists in RM (Relationship Management) (13)

What lists does this Knowledge Base category refer to?

In october 2014 we introduced a new list interface in Mira RM. Initially this list interface is implemented only where persons in your system are listed*, such as in the quick search result, person queries person list and employee list of an organization. Eventually this list interface will be implemented through out the product wherever something is listed. In this Knowledge Base category we are only talking about the new list interface which generally looks like this at the top:

el_topinterface

*For users of our Mobility module some lists there already use the new list interface, such as the list of Incoming Announcements.

Permalink.

Can I change the visibility of columns in lists?

Yes you can. The first time you visit a list in RM you will get Mira’s default setup of that list.

By clicking the eye-button   in the top right section you can choose what columns you want visible in the list. Only columns available in this menu are available to show or hide.

Click each column name to toggle whether it’s shown or hidden. Click outside the menu to return to the list. Column names that are grayed out can not be hidden.

Changing the column visibility in a list will be saved in your Mira user account, so the next time you visit the same list your desired column visibility will still be there. Some lists share this saved state, such as the ”Show all persons” list and the list showing persons in a query. Change the column visibility in one of these lists and it will be changed in the other one too. When Mira deploys a new standard of the list, for example a new available column,  this saved state will be lost. This is due to technical reasons and you will have to arrange your column visibility again.

Show/Hide columns
Show and hide columns by clicking the eye-button.

 

Permalink.

Can I change the order of the columns?

Yes you can. The first time you visit a list in RM you will get Mira’s default setup of that list.

By clicking and dragging the column header you can position the column where you want it in the list. Please note that this will not affect the order of the columns in the show/hide menu.

Changing the column order in a list will be saved in your Mira user account, so the next time you visit the same list your desired column ordering will still be there. Some lists share this saved state, such as the ”Show all persons” list and the list showing persons in a query. Change the column order in one of these lists and it will be changed in the other one too. When Mira deploys a new standard of the list, for example a new available column, this saved state will be lost. This is due to technical reasons and you will have to arrange your column ordering again.

el_columnorder
Positioning the Primary e-mail column to the right of Last name by drag-and-drop.

Permalink.

View category→

Mira ERM BASE (9)

Klassificering av företag efter storlek. Varför just dessa intervall? Vad är ett SME?

I olika situationer kan det vara användbart att klassificera företag och organisationer utifrån antalet anställda. I ansökningar om medel från bland annat EU och Vinnova används definitioner på “små och medelstora företag” (SMF, eller SME på engelska).

Mira Network har från och med oktober 2014, efter diskussioner med bland annat KTH, valt att ha förvalda intervall för företagsstorlek utifrån antal anställda enligt nedan. För alla nya kunder kommer dessa intervall vara förvalda. För befintliga kunder som önskar klassificera om befintlig data i systemet kan vi hjälpa till med tvätt av data. Kontakta din kundansvarig eller Mira Live för mer information.

0-9 anställda
10-49 anställda
50-249 anställda
250-499 anställda
500+ anställda

 EU:s regler

Denna indelning motsvarar EU:s regler för små och medelstora företag:

bild 0
Från: ec.europa.eu

SCB i Sverige

SCB i Sverige har en något annorlunda definition och använder nedanstående intervall för antal anställda. Här finns inte gränsen 250 anställda. Nedan presenteras antal arbetsställen och företag november 2013 fördelat på storleksklass.

bild 1
Från: www.scb.se

I Finland

I Finland däremot så används gränserna upp till 50 anställda och upp till 250 anställda.

bild 2
Från: www.stat.fi

LinkedIn

LinkedIn använder andra intervall enligt nedan, men vi hämtar idag inte denna information från LinkedIn, och bedömer ändå att det är viktigare att matcha EU:s klassificering.

bild 3

Vill du veta mer? Kontakta Mira Live!

Mira Live
live@mira.se / +46(0)0-412 84 01

Permalink.

Click statistics for e-mail campaigns

To get statistics on how many recipients that have clicked on a link in an email send-out you need to make sure the link is added correctly to the email.

When adding a link to the email, make sure you use the hyperlink manager. Links that are copy-pasted directly into the e-mail text will not generate any click statistics.

hyperlinkmanager

 

hyperlinkmanager2

 

Permalink.

Kan man söka på personid i RM?

Uppdatering 2016-09-05: Vi har nu en ny version av snabbsök som stödjer sökning på personid. Vi har även en beskrivning av hur  snabbsöken fungerar.

 

Tidigare:

Nej, i dagsläget går det inte att söka på personid i snabbsöken eller listor. Vi har det på listan att göra.

Däremot finns en (mindre snygg, vi vet…) work-around:

  1. Gå till en person, i systemet. Oftast är det snabbast att klicka på en som visas i snabblistan.
  2. I webbläsarens adressrad och ändra siffrorna efter personid= till personid för personen du söker efter, och tryck Enter.
Man kan inte söka på personid i snabbsöken eller listor, däremot finns en wor-around.

Man kan inte söka på personid i snabbsöken eller listor, däremot finns en work-around.

Bonusfråga: är inte detta ett säkerhetshål?
Nej, när man begär att få se en person så kontrollerar systemet att inloggad användare har behörighet att se den personen vars personid anges i webbläsarens adress.

Permalink.

View category→

Mira Fundraising Management (3)

Important thoughts and terms for Mira Network’s Fundraising Solution

There are many steps and terms to keep track of when working with Fundraising. In order to support you, we have gathered some important terms and best practice based on our experience and our Fundraising Solution Mira Fundraising Management
Campaign

Campaign is the overall level. Every potential major gift opportunity and gifts need to be linked to a campaign. When conducting fundraising through a campaign, it is possible to create a campaign with a campaign name. If you do not conduct fundraising through a campaign, add a campaign and name it ”Ongoing Fundraising”, without deadlines.

Need

Needs are identified needs or projects that collected funds are supposed to go to. It can for example be a professor in a certain area or expensive equipment. The case can also be that you add the need when you start to discuss it with a potential donor.

Needs are always linked to a campaign and can be linked to a needs category. Needs category is a grouping of several needs, and is appropriate to use if you have arranged their needs under various themes, such as ”the aging population”.

Potential major gift opportunities can be linked to a need category or a need, while gifts are linked to a need.

Fund

Fund can be used to store information about which funds that different gifts has been paid into. The concept is not entirely unproblematic for it can be difficult to distinguish between a need and a fund. If one does not feel that there is a clear distinction, you should store it as a need (because the entity is more often used in lists in the interface).

Funds are always connected to a campaign. And a fund category can be used to group several funds.

Approach

Approach is used to see how effective various activities are to collect gifts. This is especially relevant for smaller gifts. An example is sending a letter to alumni/members, and that the letter is formulated in two different ways to test the effect. In that case, you add the two procedures as: Letter A and Letter B.

Even Major Gift Opportunities can benefit from approaches: a gala dinner is arranged, where you at the same time ask for gifts.

A special effort on alumni/friends in the United States could also be an approach. The overall challenge is that Major Gift Opportunities are the result of several cultivation activities, so it may be more difficult to classify these as an approach.

A telephone campaign could be another approach. A telephone campaign could also be set up as a separate campaign, a separate need, or a separate fund.

An approach is always connected to a campaign.

An Approach Category is a way to group different approaches. Such as: postal mail, mailings or phone campaigns. Each individual mailing are then stored as a separate procedure.

Gift Type

Gift types can only be stored on gifts, not on Major Gift Opportunities. In its simplest form, one could distinguish gift types: Cash (money received or In Kind. In Kind consist of a donation of goods or services, rather than money. For example: to get an expensive machine from the manufacturer or getting an expensive painting from an alumnus.

Gifts that consist of properties or shares are more complicated. These can possibly be posted as gift types. But we would need to know more about the implications of the management that such gifts may bring. The same applies to wills and-share dividend.

Gift types can easily be confused with approaches. Try to separate them by thinking that the procedure answers the question ”what activity/initiative made sure that we received the gift?” And that gift type tries to answer the question ”what type does this regards?”

Gift types can also be used to see how cash gifts have been paid. For example: by credit card, bank transfer or postal transfer payment. The purpose is to verify that all the gifts has been registered properly and to follow up on the popularity of various payment methods.

Gift types can potentially be used to monitor the deduction. For example: gifts from private individuals of type Cash should be reported to the tax authorities, while the gift type In Kind, Wills and Share-dividends are excluded.
Gift types should not be confused with pledges since they are managed separately.

Major Gift Opportunities

What a Major Gift Opportunity is depends on the size of your organization and your donor base. A Major Gift Opportunity often requires some form personal relationship. Major Gift Opportunities is different from a collection and online donations (which have many small gifts usually between 50 and 5000 SEK), and giving programs (for example partner programs, often from 5000 SEK and up)

Other Terms

A successful campaign that aims to find donors and ask for major gifts are often driven by a structured process.

Seven Steps –  Sjustegsprocessen
Identified – Identifierad
Research– Kvalificera
Strategize – Planera
Cultivate – Kultivera
Solicit – Fråga
Close – Avsluta & tacka
Involve – Involvera

A process or dialogue with potential donors involves several people.

Major Gift Opportunity – Potentiell Stor Gåva
Estimated gift date – Förväntat gåvodatum
Manager – Ansvarig
Asker – Frågeställare
Donor – Givare
Soft credit – Behjälplig person

When a dialogue has entered the goal, a potential major gift becomes a gift. In the step “close”, a gift sometimes becomes divided into several gifts of practical, economic or other reasons. A gift can be:

Pledge – Gåvolöfte
Paid – Betald
Pledge balance – Utestående belopp
Connected gifts – Kopplade gåvor

Permalink.

Fundraising or fund raising?

Is it fund raising or fundraising? The majority may not always be right, but according to ”lots of books” indexed by Google, today there is an overwhelming majority for fundraising.

Google ngram

 

Idea borrowed from Future Fundraising Now.

Permalink.

How do I query for all potential donors in a given step?

To query for persons and/or organization that are potential donors you

  1. Go to the campaign, and then the tab Major Gift Opportunities.
  2. Using the filter, select the step you are interested in. You can add other criteria to the filter, such as target amount, manager and needs, funds, or approaches.
  3. Use the link Make person query get a query for all the persons connected to one or more of the major gift opportunities matching the filter. (Or Make organization query for Organizations)

Note: the filtered list is a list of Major Gift Opportunities. Each Major Gift Opportunity can be connected to one or more persons and or organizations. That means that if your filtered list shows ten rows, that does not mean that you necessarily will get ten persons or ten organizations in the query.

To make more advanced queries, download the list of major gift opportunities to Excel, and then use Excel to filter the major gift opportunities you are interested in.

Permalink.

View category→

White Papers (2)

White Paper: Utmaningar och vinster med Alumni Engagement

Detta White Paper syftar till att vara en guide som på ett övergripande plan förklarar utmaningar som alumniversamheter ofta står inför i sitt arbete med Alumni Engagement. Det ger också tips på hur du kan öka dina alumners engagemang och vilka vinster som du kan förvänta dig. Samt två exempel från verkligheten. 

I detta White Paper hittar du
  • Introduktion
  • Utmaningar med Alumni Engagement
  • Målbilder och aktivitetsplaner
  • Vinster med Alumni Engagement
  • Exempel från verkligheten
  • Dina idéer

Ange din e-post (required)

Permalink.

White Paper: Utmaningar och vinster med CRM för Externa Relationer inom högre utbildning

Detta White Paper syftar till att vara en guide som på ett övergripande plan förklara vanliga problem, utmaningar och fallgropar med CRM-lösningar för externa relationer inom högre utbildning. Det ger dig också tips om vad som är viktigt att tänka på när du formar en strategi – och vilka vinster som finns om du väljer rätt strategi och lösning.

I detta White Paper hittar du:
  • Introduktion
  • Utmaningar med CRM-lösingar för externa relationer
  • Viktigt att tänka på
  • Vinster med en bra CRM-strategi för externa relationer
  • Exempel från verkligheten
  • Dina idéer

Ange din e-post (obligatorisk)

Permalink.

View category→

Data Quality (9)

Klassificering av företag efter storlek. Varför just dessa intervall? Vad är ett SME?

I olika situationer kan det vara användbart att klassificera företag och organisationer utifrån antalet anställda. I ansökningar om medel från bland annat EU och Vinnova används definitioner på “små och medelstora företag” (SMF, eller SME på engelska).

Mira Network har från och med oktober 2014, efter diskussioner med bland annat KTH, valt att ha förvalda intervall för företagsstorlek utifrån antal anställda enligt nedan. För alla nya kunder kommer dessa intervall vara förvalda. För befintliga kunder som önskar klassificera om befintlig data i systemet kan vi hjälpa till med tvätt av data. Kontakta din kundansvarig eller Mira Live för mer information.

0-9 anställda
10-49 anställda
50-249 anställda
250-499 anställda
500+ anställda

 EU:s regler

Denna indelning motsvarar EU:s regler för små och medelstora företag:

bild 0
Från: ec.europa.eu

SCB i Sverige

SCB i Sverige har en något annorlunda definition och använder nedanstående intervall för antal anställda. Här finns inte gränsen 250 anställda. Nedan presenteras antal arbetsställen och företag november 2013 fördelat på storleksklass.

bild 1
Från: www.scb.se

I Finland

I Finland däremot så används gränserna upp till 50 anställda och upp till 250 anställda.

bild 2
Från: www.stat.fi

LinkedIn

LinkedIn använder andra intervall enligt nedan, men vi hämtar idag inte denna information från LinkedIn, och bedömer ändå att det är viktigare att matcha EU:s klassificering.

bild 3

Vill du veta mer? Kontakta Mira Live!

Mira Live
live@mira.se / +46(0)0-412 84 01

Permalink.

7 sätt att erhålla bra datakvalitet i ditt CRM

L L LBra datakvalitet i ditt CRM-system är fundamentalt viktig för din organisation. Dålig datakvalitet medför att dina insatser kan bli, rent utsagt, slöseri med tid och pengar då ditt budskap inte når mottagaren. Dålig datakvalitet medför ofta att CRM-system successivt slutas användas på grund av att det interna förtroendet för lösningen förloras.

Vi brukar prata om de tre L:en, Low data quality -> Lack of trust -> Lack of use. Datakvalitet har stor påverkan på verksamheten och är en färskvara. Här kommer sju tips på hur du kan arbeta med din datakvalité.

1. Regelbundna e-postutskick från ditt CRM

Med regelbundna utskick direkt från ditt CRM tillgodoses du med information om vilka e-postadresser som inte är levererbara. Detta kan bero på flera olika anledningar. Och alla sätt att testa din datakvalitet är bra. Börja med att gör ett urval i RM på alla e-postadresser som har markerats som olevererbara e-postadresser.

Urval olevererbara adresser - skugga

Uppenbara fel och funky tecken
Titta på e-postadresserna. Finns det något som är uppenbart fel? Tex. “gmail.co” istället för “gmail.com”. Eller andra uppenbara funky tecken. Detta kan justera på egen hand i RM på personkortet under fliken kontaktinformation.

E-postadressen används helt enkelt inte
Sen finns det dem e-postadresser som inte har ett uppenbart fel. E-postadressen kan vara från studenttiden eller till en föredetta arbetsplats – och används helt enkelt inte längre. Här är en bra åtgärd att se över vilka andra kontaktvägar som finns till personen. Finns alternativ e-postadress, postadress eller telefonnummer? Testa att ringa in målgrupper som inte har en levererbar e-postadress men där andra kontaktvägar finns och gör en kampanj där ni uppmanar personerna att de ska uppdatera sin information.

Så gjorde Aalto universitet
”Since our Mira Solution provides us with information about those who do not have a correct e-mail address, we also did a campaign targeted to alumni who did not have an email address in our database or where the email was not in use. Beforehand we knew that it is the hardest segment to reach. We sent out letter to 9000 of our alumni, and reminded them to update their e-mail addresses. 2000 responded, which is a good result, says Jenni Kuusivuori, Aalto University.” Läs mer!

2. Kombinerade utskick

Har du ett planerat utskick och ingen tid att råda bot på dålig datakvalitet? Försök att maximera mottagarfrekvensen så att ditt utskick inte görs i onödan. Gör urval i RM och skicka e-post till dem som har levererbara e-postadresser och postala brev till dem som inte har levererbar e-postadress men levererbar postal adress. På så vis ökar chansen att ditt utskick når mottagaren. Passa även på att uppmana dem du kontaktar postalt om att de kan uppdatera sin e-postadress och hur dem gör det. Och vice versa.

Urval kombinerat utskick

3. Integrera din eventhantering med ditt CRM-system

Genom att integrera Mira Event Management (eventhantering) med ditt Mira-CRM gör du det möjligt att kontinuerligt samla in information som hjälper dig att hålla datakvalitén up-to-date. Ska du till exempel hålla ett event? Passa på att efterfråga information i dina anmälningsfält. När du hanterar eventanmälningarna kommer ditt CRM att notifiera dig om att det finns “ny” information för den givna personen, och du kan välja om du vill behålla den gamla eller den nya informationen.

4. Miras LinkedIn-Integration

Karriärinformation är idag lika viktig som utbildningsinformation. Miras LinkedIn-Integration tillgodoser dig automatiskt och kontinuerlig med uppdaterad information som annars är svår att få tag i (telefonnummer, position, företag, arbetsbeskrivning, industri, företagets hemsida, företagsstrolek/hur många anställda och start- och slutdatum på anställningar). Karriärinformation om lärosätets alumner är dessutom en bra språngbräda för andra samverkansprojekt. Läs mer om Aarhus universitet och deras arbete med att integrera med LinkedIn.

5. Miras Ladok-Integration

Genom att integrera Miras Ladok-Integration med ditt Mira-CRM tillgodoses du med uppdaterade personuppgifter och adressuppgifter. Uppdateringen görs en gång varje dygn och om det finns ny data i Ladok, så uppdateras ditt CRM med det. Ladok köper data från SPAR och/eller Navet, oftast 2 ggr om året. Man kan även prenumerera på förändringar, till exempel i samband med en eventinbjudan, utskick av alumntidningen eller andra viktiga aktiviteter.

6. Köp uppdaterade adresser

Inför ett viktigt utskick som ska nå många mottagare kan det vara en bra idé att köpa uppdaterade adresser. Lärosäten kan till exempel köpa adresser från SPAR, Navet, Bisnode.

7. Onlineformulär för fundraising

Om du arbetar med fundraising och därmed har vårt onlineformulär för Mira Fundraising Management kopplat till ditt Mira-CRM , är det användbart för att samla in uppdaterad data. När givaren donerar via onlineformuläret anger den information som du sedan manuellt kan matcha med informationen som finns i ditt CRM.

Så!

Det finns massor med bra aktiviteter för att arbeta med din datakvalitet. Hör av dig till oss om du har utmaningar eller frågor – vi hjälper gärna till med råd, tips och fler exempel på hur andra har gjort. För kom ihåg: Low data quality -> Lack of trust -> Lack of use.

 

Name (required)

E-mail (required)

Subject

Your Message

Permalink.

How come the ”total gift amount” does not exactly match the sum of ”paid” and ”pledged” donations?

For all gifts, the sum of all payments should match the gift amount. Gifts with some payments not marked as paid, are listed as pledges. The gift amount, minus the sum of payments marked as ”paid” is the pledge balance.

When adding a gift, make sure you add payments totaling the gift amount. If the sum of all payments do not match the gift amount a warning text (A) is shown, but it is still possible to save the gift.

FAQ Mismatch gift amount vs paid and pledged

In the table of donations per month in the Campaign Progress Report, column two and three are from payments, but column three and four are from gifts. If the sum of paid and pledged does not match the total gift amount, there are probably gifts where the sum of payments does not total the gift amount.

FAQ Payments vs gift amount

Permalink.

View category→

Portal (3)

Hur ska jag hantera länkar i portalen?

Ofta när man lägger upp nyheter i portalen finns det länkar som man vill hänvisa alumnerna till om de vill veta mer om nyheten i fråga. Exempelvis kan det vara forskningsnyheter med en länk till forskningsrapporten.

2015-11-04 14-29-01

Om man inte tänker sig för kan man vid hanteringen av länkarna göra så att en inloggad person som följer länken hamnar utanför portalen och ej längre är inloggad i portalen.

Vid skapandet av länkarna är det viktigt att tänka på att markera alternativet Mål med Nytt fönster.

2015-11-04 14-30-23

 

Permalink.

How should I manage links in the portal?

Often when creating news in the portal links are used as references if alumni want to know more about the news. For example, it may be research news with a link to the research report.

2015-11-04 14-29-01

If you do not manage this correctly the links can cause a logged person who follows the link to lose the navigation and no longer be logged into the portal.

When creating the links, it is important to consider selecting the option Target by New window.

2015-11-04 14-30-23

 

 

 

 

Permalink.

Hur redigerar jag texter på inloggningssidan för portalen?

Att redigera texter på inloggningssidan är lite knepigare än på andra sidor, eftersom för att redigera texter så behöver du vara inloggad, och när du är inloggad så kan du normalt inte se inloggingsidan.

För att redigera texter på inloggningssidan, gör så här:

  1. Se till att du är inloggad med rättigheter att redigera texter, så att när du är i portalen så visas den grå, översta verktygsraden visas med alternativet ”Redigera sida”.
  2. Gå till http://(systemnamn)/Portal/Public/Default.aspx. Nu visas en lite märklig sida som det egentligen inte är tänkt att man ska se, eftersom inloggningssidan normalt sett inte visas om man är inloggad.
  3. Klicka på ”Redigera sida” i verktygsraden. Du har nu möjlighet att redigera texter. OBS att du inte kan redigera texter i knappar, utan det kan bara Mira göra.
  4. För att testa att det ser rätt ut, klicka på logga ut, och gå till någon sida som kräver inloggning.

Permalink.

View category→

Fundraising (7)

How should we register oral gift promises?

Q: When fundraising, we sometimes recieve an oral promise of a gift, before the formal deed of donation or contract is finalized. How should we register that in Mira?

A: It depends on how certain you are that the promise will be fullfilled and weather you want the amount to count as a received gift towards a campaign goal.

Option one is to register the oral promise as a gift and set the date the promise was given as the gift date (a). You then add one (or several) payments (b) that you do not mark as paid. This gift is then a pledge (d).

FAQOralPromise1

The amount will count towards the ”sum of all gifts” (e), but not ”sum of payments” (f). The difference is the pledge balance (g).

FAQOralPromise2

If you do not want to treat the oral promise as a received gift, you instead create a major gift opportunity, which is a potential gift. Major gift opportunities do not count towards the sum of all gifts (h), but are show separately for the campaign (i). Just as for gifts, major gift opportunities can also be classified in needs, funds and/or approaches.

FAQOralPromise3

 

Permalink.

When should I delete and when should I inactivate a major gift opportunity?

If you have a discussion with a potential donor, that end without a donation, inactivate the major gift opportunity. You can then still see that that you have had the discussion and see in what step the discussions was halted. You can easily re-activate an inactivated major gift opportunity.

However, if you add a major gift opportunity by mistake, go ahead and delete the major gift opportunity. If you want to restore a deleted major gift opportunity, contact Mira Live.

Permalink.

Why can I have multiple donors for a gift, but only one potential donor for a major gift opportunity?

The idea is that if you have discussions with multiple potential donors, you create multiple major gift opportunities, since they can be in different stages, have different estimated gift date, target amounts, etc.

If it in reality is one discussion, enter the party that you have the most contact with as potential donor. You can add the other potential co-donors in the Comments field. N.b. that you, for the co-donors, will not be able to see that you have an ongoing discussion.

If necessary, you can flag the potential co-donors to alert other users that you are in discussions with them.

Permalink.

View category→

Career services (1)

Vi har publicerat en karriärannons och undrar om utskicket har nått ut till de som prenumerera ​på våra utskick?

Mira har två moduler där företag kan publicera annonser till studenter och/eller alumner; dels en modul med karriärerbjudanden för inloggade i en portal, dels en modul där studentuppdrag visas publikt utan inloggning. Båda modulerna har en funktion där studenter/alumner kan välja att prenumerera på nya annonser via e-post, antingen dagligen eller veckovis.

I modulen för karriärerbjudanden i portalen, skickar systemet dagligen vid lunchtid ut alla annonser som publicerade under föregående dag till de som valt att prenumerera på annonser. Det gör bla att om en användare som lagt upp en annons kommer på att hen vill göra en förändring så kan man göra det innan annonsen skickas ut. För de som valt att få e-post veckovis så görs utskicket på fredagar.

Utskickade annonser visas inte i utskickshistorik i RM eller som kontaktnotering på personen.

Karriärerbjudanden (i portal)

Karriärerbjudanden för inloggade i en portal

 

Studentuppdrag (publik)

Studentuppdrag visas publikt utan inloggning

 

Permalink.

View category→

Alumni relations (6)

Vi har publicerat en karriärannons och undrar om utskicket har nått ut till de som prenumerera ​på våra utskick?

Mira har två moduler där företag kan publicera annonser till studenter och/eller alumner; dels en modul med karriärerbjudanden för inloggade i en portal, dels en modul där studentuppdrag visas publikt utan inloggning. Båda modulerna har en funktion där studenter/alumner kan välja att prenumerera på nya annonser via e-post, antingen dagligen eller veckovis.

I modulen för karriärerbjudanden i portalen, skickar systemet dagligen vid lunchtid ut alla annonser som publicerade under föregående dag till de som valt att prenumerera på annonser. Det gör bla att om en användare som lagt upp en annons kommer på att hen vill göra en förändring så kan man göra det innan annonsen skickas ut. För de som valt att få e-post veckovis så görs utskicket på fredagar.

Utskickade annonser visas inte i utskickshistorik i RM eller som kontaktnotering på personen.

Karriärerbjudanden (i portal)

Karriärerbjudanden för inloggade i en portal

 

Studentuppdrag (publik)

Studentuppdrag visas publikt utan inloggning

 

Permalink.

Varför behöver jag manuellt godkänna en ansökan när det är en perfekt matchning på personnummer till en befintlig person i systemet?

Vi matchar bara helt automatiskt på e-post, då det är det enda vi kan verifiera säkert. När systemet får en match på personnummer så visas det i behandlingsprocessen och en administratör behöver godkänna ansökan/registreringen. Annars skulle man kunna ange sin egen e-postadress och bekräfta den, men ange någon annans personnummer. Vi har idag ingen möjlighet att verifiera att en person anger rätt personnummer.

Risken att någon anger någon annans personnummer är väl rätt liten. Men om man ser en ansökan från e-postadressen fjsklfgsj@hotmail.com med ett personnummer som matchar Fredrik Reinfeldt eller Christer Fuglesang, så bör man reagera och kolla upp det.

Permalink.

Vad heter personnummer (och samordningsnummer) på engelska?

Skatteverket använder termerna ”personal identity number” ”co-ordination number” i sin broschyr Population registration in Sweden SKV 717B.

All persons who are registered in Sweden are given a personal identity number. The personal identity number is an identity designation that you retain your whole life. The personal identity number consists of a person’s date of birth, a birth number and a check digit. The only information that can be gleaned from your personal identity number is your date of birth and sex. The sex is specified by the second to last digit, and is odd for males and even for females.

”Social security number” är snarast en amerikansk motsvarighet till personnummer, och inte en bra översättning när man faktiskt menar ett svenskt personnummer.

Om co-ordination number (samordningsnummer)

A co-ordination number is an identification for people who are not or have not been registered in Sweden. The purpose of co-ordination numbers is so that public agencies and other functions in society are able to identify people even if they are not registered in Sweden.

The Swedish Tax Agency allocates co-ordination numbers  upon request. All Government authorities and certain private higher education institutions have the right to request co-ordination numbers.

The co-ordination number is to stay with a person their entire life, and no two identical co-ordination numbers can ever exist. If a person who receives a co-ordination number is later registered, the coordination number is replaced by a personal identity number.

Vissa lärosäten har egna nummer som liknar personnummer. KTH har Temporary registration number (“T-number”):

The personal identity number issued by the Tax Agency should not be confused with the temporary registration number, a 4-digit number following your date of birth containing the letter ‘T’, given to you by KTH when you were admitted. Format of T-number: YYMMDD-TXXX

Stockholms universitet använder P-number och T-number:

Exchange students receives a P-number. An exchange student will have the P-number throughout their stay at Stockholm University (P=Permanent).

International students staying more than one year receives a T-number. An international students will have the T-number temporary (T=Temporary). After arrival students staying for more than one year should immediately go to the Swedish Tax Office to receive a Swedish Identity Number. A Swedish Identity Number entitles you health care and other benefits for the same price as locals.

T-nummer och P-nummer kan bara användas inom respektive lärosäte, och inte utanför lärosätet.

Organisationsnummer heter på engelska ”registration number” eller ”company registration number”.

Permalink.

View category→

Student assignments (2)

Vi har publicerat en karriärannons och undrar om utskicket har nått ut till de som prenumerera ​på våra utskick?

Mira har två moduler där företag kan publicera annonser till studenter och/eller alumner; dels en modul med karriärerbjudanden för inloggade i en portal, dels en modul där studentuppdrag visas publikt utan inloggning. Båda modulerna har en funktion där studenter/alumner kan välja att prenumerera på nya annonser via e-post, antingen dagligen eller veckovis.

I modulen för karriärerbjudanden i portalen, skickar systemet dagligen vid lunchtid ut alla annonser som publicerade under föregående dag till de som valt att prenumerera på annonser. Det gör bla att om en användare som lagt upp en annons kommer på att hen vill göra en förändring så kan man göra det innan annonsen skickas ut. För de som valt att få e-post veckovis så görs utskicket på fredagar.

Utskickade annonser visas inte i utskickshistorik i RM eller som kontaktnotering på personen.

Karriärerbjudanden (i portal)

Karriärerbjudanden för inloggade i en portal

 

Studentuppdrag (publik)

Studentuppdrag visas publikt utan inloggning

 

Permalink.

Vad kan göra att en organisationsanvändare inte kan logga in för att hantera sina studentuppdrag?

Följande anledningar kan ligga till grund för att en organisationsanvändare hör av sig och säger att de inte kan logga in för att hantera sina studentuppdrag.

  1. Den unika länken som man får när man fyller i sin e-post address är endast giltig i 24h. Har tiden passerat måste man beställa en ny länk. Försöker man använda en gammal länk får man ett meddelande som talar om att länken är gammal.
  2. Personens ansökan är ännu inte godkänd. Då får man se ett meddelande om att man har en ansökan som är under behandling.
  3. Personens e-post address är kopplad till en person som inte har rollen studentuppdragsanvändare. Då kommer personen till sidan för att göra en ny ansökan.
  4. Personen försöker använda en e-post address som inte är samma varken som den som användes vid ansökan eller på en personprofil. Då kommer personen till sidan för att ansöka igen.

Observera att ovan även gäller för huvudadministratörer som vill se den vy som organisationanvändare använder.

Information att använda till organisationsanvändare

Du loggar in till dina studentuppdrag här http://try.mira.se/StudentAssignment/se/Admin/Login

Där får du fylla i din e-post adress och kommer då få en länk skickad till dig. Länken är unik för dig och du kan använda den för att logga in i 24h.

Om du inte redan har lagt upp studentuppdrag kommer du komma direkt till sidan för att dels lägga upp ett studentuppdrag och samtidigt ansöka om rätten att lägga upp studentuppdrag i framtiden. Din ansökan behandlas av en administratör och när den är godkänd kan du i framtiden logga in och lägga upp fler studentuppdrag direkt.

Permalink.

View category→

My Alumni Page (2)

Varför behöver jag manuellt godkänna en ansökan när det är en perfekt matchning på personnummer till en befintlig person i systemet?

Vi matchar bara helt automatiskt på e-post, då det är det enda vi kan verifiera säkert. När systemet får en match på personnummer så visas det i behandlingsprocessen och en administratör behöver godkänna ansökan/registreringen. Annars skulle man kunna ange sin egen e-postadress och bekräfta den, men ange någon annans personnummer. Vi har idag ingen möjlighet att verifiera att en person anger rätt personnummer.

Risken att någon anger någon annans personnummer är väl rätt liten. Men om man ser en ansökan från e-postadressen fjsklfgsj@hotmail.com med ett personnummer som matchar Fredrik Reinfeldt eller Christer Fuglesang, så bör man reagera och kolla upp det.

Permalink.

Hur tar man bort sitt konto i My Alumni Page?

En alumn identifierar sig (genom att ange e-postadress, identifiera sig med LinkedIn, MinId eller annan identifieringstjänst), och därefter redigera vilken relation hen vill ha till lärosätet. Alumnen kan då redigera dels vilken kommunikation hen vill ha och hur hen vill engagera sig.

Hur kan en registrerad ta bort sitt konto?

My Alumni Page bygger inte på något eget användarkonto, utan använder sig av andra tjänsters användarkonton eller att man använder en bekräftad e-postadress. Det finns inget konto att ta bort i My Alumni Page.

Vi har ingen funktion som spärrar möjligheten för en alumn att använda My Alumni Page om hen har en bekräftad e-postadress eller kan verifiera sig som alumn vi andra tjänster.

Om alumnen ändå vill ta bort sitt konto?

Hänvisa till de relevanta externa tjänsterna. De har även funktioner för att upphäva kopplingen till Mira-systemet.

Och om en registrerad vill ta bort all information om sig själv, ev med hänvisning till personuppgiftslagen (personopplysningsloven)?

Det vanligaste om en alumn ber att få bli borttagen är att hen inte längre vill ha utskick. Hänvisa till att använda My Alumni Page.

Om en alumn verkligen vill att alla (eller vissa) uppgifter som som finns registrerade hos ett lärosäte, så behöver det hanteras mer övergripande. Om uppgifterna ska raderas ur Mira har vi ingen möjlighet att kontroller att de inte fylls på igen från andra system eller manuellt. Kontakta oss så hjälper vi till.

Permalink.

View category→

Multilingual (1)

How do I create a bilingual event?

It is possible to have application pages in two different languages connected to the same event. When creating an event you can choose if you want to add an additional application page in a different language.

Add bilingual event

Add bilingual event with default and alternate language

If that option is chosen you will get two sets of application fields when creating the event. Note that you have to use exactly the same field types for both application pages since they are “mirrors” of each other.

Bilingual labels for application fields

Bilingual labels for application fields

You will also get two sets of information text fields, one for each application page. Global settings for the event such as maximum amount of participants or if the applications should be auto-confirmed are not duplicated.

You also have language specific confirmation e-mails depending on which language the application was submitted from. Applications from an English application page will get English confirmation e-mails, and application from a Swedish application page will get Swedish confirmation e-mails.

Bilingual confirmation e-mails

Bilingual confirmation e-mails

Pro tip: use place holders for information such as startdate, time and location to make sure you don’t forget to update both languages if

Use placeholders for date, time, location and more

Use placeholders for date, time, location and more

All applications goes to the same Application Management tab in the administrative interface. It is now also possible to filter on application page language if an administrator wants to segment the applications based on language used when applying.

Permalink.

View category→

GDPR (1)

Hur tar man bort sitt konto i My Alumni Page?

En alumn identifierar sig (genom att ange e-postadress, identifiera sig med LinkedIn, MinId eller annan identifieringstjänst), och därefter redigera vilken relation hen vill ha till lärosätet. Alumnen kan då redigera dels vilken kommunikation hen vill ha och hur hen vill engagera sig.

Hur kan en registrerad ta bort sitt konto?

My Alumni Page bygger inte på något eget användarkonto, utan använder sig av andra tjänsters användarkonton eller att man använder en bekräftad e-postadress. Det finns inget konto att ta bort i My Alumni Page.

Vi har ingen funktion som spärrar möjligheten för en alumn att använda My Alumni Page om hen har en bekräftad e-postadress eller kan verifiera sig som alumn vi andra tjänster.

Om alumnen ändå vill ta bort sitt konto?

Hänvisa till de relevanta externa tjänsterna. De har även funktioner för att upphäva kopplingen till Mira-systemet.

Och om en registrerad vill ta bort all information om sig själv, ev med hänvisning till personuppgiftslagen (personopplysningsloven)?

Det vanligaste om en alumn ber att få bli borttagen är att hen inte längre vill ha utskick. Hänvisa till att använda My Alumni Page.

Om en alumn verkligen vill att alla (eller vissa) uppgifter som som finns registrerade hos ett lärosäte, så behöver det hanteras mer övergripande. Om uppgifterna ska raderas ur Mira har vi ingen möjlighet att kontroller att de inte fylls på igen från andra system eller manuellt. Kontakta oss så hjälper vi till.

Permalink.

View category→