Lunds universitet hanterar mobilitet professionellt och sparar tid med hjälp av Mira Mobilitet

MiraBlog

Lunds universitet är ett av Sveriges äldsta universitet med 42 000 studenter och 7500 anställda från hela världen. Universitetet har en tydlig internationell profil och samarbetar med 600 partneruniversitet i mer än 70 länder. Under 2014 påbörjade Lunds universitet och Mira Network utvecklingen av en lösning som idag kallas Mira Mobilitet. En mobilitetslösning som stöttar arbetet med in- och utresande studenter och stipendiehantering. Parallellt med behovet av ett bättre stöd för att hantera mobilitet och potentiella studenter identifierade Lunds universitet värdet i att tillgodose flera avdelningars behov, med en och samma lösning och tillgång till samma databas. Detta för att kunna hantera de externa relationerna bättre, effektivare och professionellare. 

LundUniversity_C2line_RGBVille tillgodose flera avdelningars behov med en och samma lösning

Innan mobilitetsprojektet satte igång hade Lunds universitet en föråldrad lösning för att hantera studentmobiliteten. På universitetet diskuterades ett helhetsgrepp avseende CRM-lösning. Man såg ett värde i att tillgodose flera avdelningars behov med en och samma lösning och tillgång till samma databas. Detta för att kunna hantera de externa relationerna bättre, effektivare och professionellare. Samtidigt identifierade man behovet av ett bättre stöd för att hantera mobilitet och potentiella studenter. Och det blev naturligt att väva in mobilitetsprojektet i helhetsgreppet. De som arbetar som internationella handläggare på Lund universitet har varit djupt involverade i projektet. Lunds universitet har många olika internationella kontor där alla fakulteter hanterar sina egna studenter och en av utmaningarna har varit att förhålla sig till olika aktörer och hålla det samlat.

Behoven var flera

På avdelningen för mottagande, mobilitet och service (MMS) arbetar man med allt som rör studenthantering. Man handlägger in- och utresande studenter från att de söker tills att de reser hem. Behoven som fanns, och som man såg ett stort värde i att tillgodose, var flera. Dels användes det gamla systemet olika av olika personer. Det var även viktigt för att minska sårbarheten i ett personberoende arbete. Man såg också ett värde i att enklare kunna samarbeta internt eftersom man hanterar fler och fler studenter och i takt med det måste det gå snabbare och effektivare. Många av processerna inom arbetet med mobilitet är nu systematiserade i Mira Mobilitet. Till exempel avtalshantering, utresandemobilitet, fördelning av platser inför en utlysning, lägga till utlysningsomgång, bjuda in partneruniversitet att uppdatera informationsblad. En av förbättringarna är att universitetet erhåller och skickar ut information direkt via systemet.

Nästa steg i projektet är en stipendiemodul

Inom utvecklingsprojektet har man haft ett nära samarbete med Mira Network. Lunds universitet har lärt oss mer om IT-lösningar och Mira Network lärt sig mer om studentmobilitet. Vilket har lett till att samarbete skett smidigare och smidigare. Lunds universitet utvinner ett värde i att få ett gediget systemstöd som stöttar arbetet med mobilitet. Man är inte i mål ännu, utan har en bit kvar innan alla behov är tillgodosedda. Nästa steg i projektet, som redan påbörjats, är att utveckla en stipendiemodul. Något som kommer medföra att universitetet spara mycket tid.

Medarbetare inom MMS berättar att de upplever bättre kontroll över vilken data universitetet har i systemet och man erhåller en bättre uppfattning och överblick om vilka studenter som finns i systemet, vilka som kommer nästa termin och vilka kurser de ska söka. Avslutningsvis berättar man att allt fler hittar bra i systemet och avseende de studenter man hanterar så utgör Mira Mobilitet ett smidigt verktyg som gör att man sparar tid i sin hantering.

Want to know more?

Contact Magnus!
Magnus Bratt, Mira Network
magnus.bratt@mira.se

Share this!