Effektiv hantering av kontakter med företag

MiraCorporate Contacts

Flera av våra kunder ser just nu över hur de hanterar sina kontakter med företag.
För universitet och högskolor är det ofta svårt att samordna sina företagskontakter. En orsak är att universitet och högskolor ofta är stora och decentraliserade organisationer, men med ett mycket starkt varumärke.
Externa personer ser ofta ett lärosäte som en väl sammanhållen organisation. En säger “jag föreläste på Handels” och menar att hon höll en gästföreläsning på ett program på Ifl, uppdragsutbildningen knuten till Handelshögskolan i Stockholm. En annan säger att “vi samarbetar med Karlstads universitet vid rekrytering” och menar att man deltar på arbetsmarknadsdagen Hotspot, arrangerad av studenterna. En tredje letar information om ett forskningsprojekt, som inte alls beskrivs på universitetets hemsida, utan på ett relaterat instituts hemsida, många klick bort.
Besökaren tänker universitets varumärke, men personer på universitetet hittar gärna på nya namn för olika projekt och samarbeten. Personer utanför förväntar sig ofta att de olika delarna av universitetet samordnar sig internt.
Flera universitet och högskolor har gjort om sina hemsidor den senaste tiden och då samlat samverkansmöjligheter för företag under en gemensam ingång. De flesta kallar ingången för “Samverkan” och placerar den vid sidan av de Utbildning och Forskning. En del har andra namn eller lägger ingångarna på andra ställen på startsidan. Vad man möter därefter skiljer sig än mer. Både vilka tjänster som erbjuds, hur de benämns och hur man går tillväga för att ta kontakt.
För att kunna ge ett proffsigt bemötande till de som söker kontakt krävs
  1. En samlad ingång, som visar på vilka möjligheter till samarbete som finns och gör det lätt för besökaren att hitta vem som är ansvarig för mitt ärende.
  2. Ett smidigt sätt för besökaren att ta kontakt. Det är ofta bra att erbjuda både kontaktuppgifter som telefonnummer och e-post till enskilda kontaktpersoner och kontaktformulär.
  3. Ett samlat system för att skriva kontaktnoteringar och få påminnelser för nästa kontakt. Det behövs dels för att den som hanterar ärendet ska kunna hantera det effektivt, men än viktigare är det att kunna se vilka andra kontakter personen haft med lärosätet.
Om man är mer avancerad så kopplar man kontaktnoteringar till ärendehantering där man kan följa ett ärende över tiden, hänvisa ett ärende vidare till andra handläggare om någon blir sjuk eller får för mycket att göra och se statistik på hur ärenden hanteras.
För vissa typer av ärenden finns en hel process med distinkta steg, som t.ex.
  • En potentiell deltagare som är intresserad av att gå en uppdragsutbildning
  • Ett företag som vill publicera ett examensarbete eller annonsera en tjänst
  • En alumn som vill registrera sig i alumninätverket
  • Ett företag som vill delta på en arbetsmarknadsdag
För andra typer av ärenden som t.ex. forskningssamarbeten eller utvecklingsprojekt är processerna ofta inte lika väl definierade.
Några exempel på utmaningar vi haft och lärdomar vi dragit från att ha arbetat med detta för olika kunder är
  1. Hur får man interna användare att skriva kontaktnoteringar och dela med sig av information?
  2. Hur ska vi hantera olika rättigheter i systemet?
  3. Hur håller vi kvalitet på informationen i databasen, och undviker dubbletter?
  4. Vad är ett företag? Olika typer av användare har behov av olika definitioner. Hur ska de rymmas i samma system?
Läs mer på http://www.mira.se/SolutionsER/corporateContacts.aspx och använd gärna kontaktformuläret om du vill veta mer.